Das fällt unter Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind alle Aufwendungen, die zur Verköstigung von Arbeitnehmern oder Geschäftspartnern entstehen. Dazu gehören Speisen und Getränke, aber auch Garderobengebühren oder Trinkgelder.
Regeln für die Buchung von Bewirtungskosten
Grundsätzlich kann ein Unternehmen Bewirtungskosten zu 70 Prozent oder 100 Prozent als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Um die Bewirtungskosten steuerlich korrekt auszuweisen, ist der Grund für die Bewirtung maßgeblich. Hier jeweils ein Beispiel:
Fall A: Bewirtungskosten zu 70% absetzen
Der CEO eines Unternehmens hat in der Stadt zu tun, in der auch ein wichtiger Kunde seinen Sitz hat. Der CEO schlägt dem Kunden vor, sich abends zum Essen zu treffen, um über ein zwei geschäftliche Dinge zu sprechen. In diesem Fall spricht das Finanzamt von einer „Bewirtung aus geschäftlichem Anlass“, also ein klassisches Geschäftsessen. Die Bewirtungskosten sind steuerlich zu 70 Prozent absetzbar (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die Vorsteuer kann zu 100 Prozent geltend gemacht werden.
Fall B: Bewirtungskosten zu 100% absetzen
Ein Unternehmen lädt seine Geschäftspartner zur jährlichen Klausurtagung ein, um über geschäftliche Themen und die zukünftige Zusammenarbeit zu sprechen. Da hier der Geschäftsaspekt im Vordergrund steht, sind die Bewirtungskosten zu 100 Prozent als Betriebskosten absetzbar. Das Finanzamt spricht hier von „Bewirtungen aus betrieblichem Anlass“.
Das zentrale Element: Der Bewirtungsbeleg
Laut EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 benötigt der Bewirtende, der zu einem Geschäftsessen einlädt, zusätzlich zur Rechnung/Quittung einen Bewirtungsbeleg mit „Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen und die Unterschrift”.
In der Regel geht der Bewirtende in Vorleistung und legt den Betrag für das Geschäftsessen aus oder bezahlt mit der Firmenkreditkarte. In beiden Fällen musste bis Mitte 2021 der Bewirtungsbeleg zusammen mit der Rechnung im Original und eigenhändig unterschrieben der Buchhaltung in Papierform vorgelegt und im Original aufbewahrt werden. Nach dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 können Bewirtungsbelege und Rechnungen digitalisiert werden. Eine Aufbewahrung der Papierbelege ist somit nicht mehr zwingend erforderlich.
5 Praxistipps: Bewirtungskosten buchen
1. Erfassen und sammeln von Belegen
Die Belege für Bewirtungskosten zu sammeln und zu erfassen kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Belege nur in Papierform vorliegen. Um den Buchungsprozess zu beschleunigen, empfiehlt es sich, dass Bewirtende den Bewirtungsbeleg und die Rechnung einscannen und somit digital an die Buchhaltung schicken. Durch den digitalen Beleg kann der Prozess der Kontierung und Verarbeitung direkt gestartet werden. Der Bewirtende erhält seine Auslagen viel schneller zurück. Ein weiterer Vorteil: Digitale Belege lassen sich direkt in der revisionssicheren Ablage archivieren und jederzeit aufrufen. Papierbelege müssen dann nicht mehr aufbewahrt werden.
2. Transparenter Genehmigungsprozess
In vielen Unternehmen müssen Bewirtungskosten vor der Buchung genehmigt werden. Dies kann einen langsamen und manuellen Prozess darstellen. Viel effizienter ist es, wenn die digitalen Belege für die Bewirtung (Bewirtungsbeleg, Rechnung) direkt im Rechnungseingangsbuch landen. Sie werden kontiert und den entsprechenden Personen zur Freigabe vorgelegt. In der Rechnungswesen Software wird ein automatischer Workflow gestartet und die ausgewählten Personen werden entsprechend benachrichtigt. In der Buchhaltung lässt sich der der Status der Genehmigung für die Bewirtungskosten jederzeit einsehen und verfolgen. Bei Ablauf der Genehmigungsfrist werden die entsprechenden Personen automatisch an die Freigabe erinnert. Am Beleg lassen sich ebenfalls Rückfragen hinterlegen.
3. Automatische Zuordnung von Kostenstellen
Die Zuordnung von Bewirtungskosten zu den richtigen Kostenstellen oder Projekten kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere in größeren Unternehmen. Auf Basis von vordefinierten Regeln und Zuweisungen können Bewirtungskosten automatisch den entsprechenden Kostenstellen oder Projekten zugeordnet werden. Zusätzlich kann man in der Rechnungswesen Software automatische Kontierungsvorschläge (inkl. Aufteilungsbuchungen) hinterlegen. Dies müssen Sie einmal im Vorfeld definieren. Aber der Aufwand lohnt sich und entlastet maßgeblich das Tagesgeschäft.
4. Datenintegrität und Datengenauigkeit sicherstellen
Die manuelle Buchung von Bewirtungskosten birgt das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen in den Daten. Ein digitales Rechnungseingangsmanagement mit revisionsicherer Ablage kann die Datenintegrität verbessern, indem sie Fehler minimiert und sicherstellt, dass die Buchungen korrekt und konsistent sind. Außerdem lassen sich die Daten zu Bewirtungskosten somit schnell abrufen und transparent dem Finanzamt vorlegen. Das Unternehmen ist jederzeit auskunftsfähig und das in Echtzeit.
5. Digitaler Kassenbon
“Ich finde den Kassenzettel nicht mehr.” Ein bekannter Satz, wenn es um Retouren oder Reklamationen geht. Oder eben darum, die eigenen Auslagen vom Geschäftsessen geltend zu machen. Ein digitaler Kassenbon wäre die Lösung. Seit dem 01.01.2020 herrscht im Einzelhandel und in der Gastronomie Bonpflicht. Unabhängig, ob der Kunde danach fragt oder nicht, ein Ausdruck ist notwendig. Die Ausgabe eines digitalen Kassenbons ist legal und wird vom Finanzamt akzeptiert. Der digitale Kassenbon kann direkt an die Buchhaltung geschickt werden, lässt sich direkt archivieren und jederzeit abrufen. Und er schont die Umwelt. Fragen Sie doch bei Ihrem nächsten Geschäftsessen nach einem digitalen Beleg. Je höher die Nachfrage der Kundschaft nach digitalen Belegen ist, desto höher steigt die Bereitschaft diesen auch anzubieten.
Digitale und automatische Prozesse entlasten das Tagesgeschäft
Insgesamt helfen digitale und automatische Prozesse dabei die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Transparenz in Bezug auf Kosten und Ausgaben zu verbessern. Das Thema “Bewirtungskosten buchen” ist nur ein Beispiel von vielen. Wichtig ist grundsätzlich sicherzustellen, dass die eingesetzte Software die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abbilden kann.
