Tempo, Tempo: Digitalisierung ist mehr als Cloud
Viele mittelständische Unternehmen befinden sich allerdings noch mitten auf dem Weg hin zur Digitalisierung. Cloud Computing stellt dabei ein zentrales Element dar. Bereits 2005 stellte Diamant Software die erste cloudbasierte Software auf der CeBIT vor. Jetzt ist die Cloud etabliert. Das Thema hat es vom Hype zur substanziellen Nutzung geschafft. Doch damals war noch nicht abzusehen, dass Cloud Computing die Grundlage für die effektive und vor allem skalierbare Nutzung für die Mega-Trends von heute sind: Künstliche Intelligenz und Blockchain-Technologie. Nun zeigt die Schlagzahl an Meldungen über neue KI-Tools und Anwendungsfälle einhergehend mit den Befürchtungen um den eigenen Arbeitsplatz das disruptive Potenzial der KI. Der Hype darum lässt die Frage offen: Wie viel Substanz ist denn hier schon vorhanden?
Ein Blick auf den Status Quo hilft bei der Einordnung
Der Einsatz von Chatbots wie ChatGPT als quasi-persönliche Assistenz markiert keineswegs den Beginn von KI-Technologien in Unternehmen. Bereits vor dem Herbst 2022 – dem öffentlichen Go-Live von ChatGPT – erleichtern KI-unterstützte Softwaresysteme den Arbeitsalltag im kaufmännischen Bereich. Repetitive Aufgaben sind sehr fehleranfällig, wenn sie ausschließlich von Menschen ausgeführt werden. Ein Beispiel ist die Bearbeitung von Rechnungen. Wie schnell hat sich bei der Übertragung von Rechnungs- oder Kontonummern ein Zahlendreher eingeschlichen. Abhilfe schafft die OCR-Technologie (Optical Character Recognition): Mit ihrer Hilfe lesen Softwareprogramme Rechnungen ein und stellen die wichtigsten Rechnungsdaten für den weiteren Prozess zur Verfügung.
Durch Machine Learning kommt die „Intelligenz“ hinzu
Eine trainierte Software ordnet eingelesene Daten automatisiert zu und verbucht die Rechnung. Kommt es zu keiner Buchung, bspw. weil das System kein passendes Gegenstück findet, gibt das „intelligente System“ Hinweise an den Menschen im Freigabeprozess, was der wahrscheinlichste Fehler sein kann. Entdeckt (im Training oder auch später im „Echtbetrieb“) ein Mensch Fehler in dieser automatischen Verarbeitung, meldet er den Fehler dem Modell zurück, das so weiter dazulernt. Wie wichtig dieses Human-in-the-loop-Prinzip im Bereich KI ist, erklärt Diamants Chief AI-Officer Martin Rückert hier.
LLM zeigen die Mehrwerte von KI im Büroalltag
Die Veröffentlichung von ChatGPT hat den Einsatz von KI-Tools (insbesondere Large Language Models, kurz LLMs) in der täglichen Arbeit auf eine neue Ebene gehoben. Viele weiterentwickelte Tools oder Plugins, die auf dem ChatBot aufbauen, nutzen die grundsätzlichen Stärken des ChatBots und optimieren sie für spezifische Aufgaben. In Kombination mit automatisierten Prozessen ermöglichen Sprachassistenten und ChatBots auch anderen Abteilungen außerhalb des Rechnungswesens den schnellen Abruf von Informationen, Zahlen oder Auswertungen. Isi – die Eigenentwicklung von Diamant Software – unterstützt die Anwender der aktuellen Softwaregeneration seit 2021. Kurzum: Die Möglichkeiten, künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag zu etablieren, haben sich in kurzer Zeit vervielfacht. Mit der richtigen Strategie, der Offenheit und Bereitschaft, gewisse Arbeitsweisen zu überdenken, eine Compliance im Umgang mit KI zu definieren und die Mitarbeitenden entsprechend zu schulen, können Unternehmen hohe Effizienzgewinne erzielen und Raum für strategische Arbeit schaffen.
Next Level: Die Blockchain kann mehr als Krypto
Und was ist mit der Blockchain? Kryptowährungen sind längst da und bleiben, auch wenn sie durch federführend den FTX-Skandal einen Image-Schaden erlitten. Doch Blockchain ist mehr als nur Krypto. Sie gilt aufgrund der Transparenz der Transaktionen sowie der Unveränderbarkeit der Daten als geradezu prädestiniert für kaufmännische Bereiche. Im Vergleich zum Thema KI steckt die Technologie noch in den Kinderschuhen, was den Einsatz in mittelständischen Unternehmen betrifft. Doch die Ideen für einen disruptiven Einsatz der Blockhain sind vorhanden. 59 % der Unternehmen stimmen der Aussage einer Bitkom-Umfrage zu, dass sie eine der wichtigsten Technologien der Zukunft ist und derzeit noch massiv unterschätzt ist.
Sicher, dezentral und global: Blockchain
Die einzelnen Datenblöcke der Blockchain sind miteinander verkettet und dezentral auf vielen Computern verwaltet, eine zwischengeschaltete Instanz (z.B. eine Bank) entfällt. Jede Peer-to-Peer-Transaktion (also z.B. eine Zahlung von einer Person an eine andere) wird durch sogenannte Miner verifiziert und der Blockchain hinzugefügt. Das Hinzufügen passiert dabei erst durch Konsensbeschluss bzw. Bestätigung nicht nur eines, sondern vieler der involvierten Computer (Knoten des Netzwerks) und nach erheblichem Arbeitsaufwand. Jeder Knoten des beteiligten Netzwerks verfügt über die eine Kopie der Blockchain; eine Manipulation eins einzelnen oder weniger Personen würde entsprechend schnell auffallen.
Blockchain: Prädestiniert für kaufmännische Bereich
Es liegt auf der Hand, dass die Blockchain somit als drittes Rechnungsbuch fungieren kann. Durch die Transparenz und Dezentralität ist der Jahresabschluss auf Knopfdruck denkbar, laufend verifiziert von unabhängigen dritten. Dies ermöglicht die quasi direkte Übermittlung relevanter Zahlen und Berichte an Geschäftspartner – und spart Zeit und Geld. Entsprechend sehen ca. 73 % der im Bereich Rechnungswesen, Controlling und Finanzen Beschäftigten laut der Bitkom-Befragung sehr hohe Potenziale in der Technologie für ihren Aufgabenbereich. Bis dieses Zukunftsszenario allerdings Realität wird, bedarf es einiger Grundlagen. Die Datenmengen, die in der Blockchain verarbeitet werden, sind sehr hoch. Die heutigen, etablierten Systeme sind darauf noch nicht ausgelegt. Ebenfalls erfordert es den passenden rechtlichen Rahmen.
Unsere Empfehlung: Schon jetzt über KI hinausdenken
Sobald die entsprechenden Systeme entwickelt und damit die Grundlagen geschaffen sind, wird die Blockchain im Rechnungswesen ankommen. Die aktuelle Disruption durch KI zeigt, welche Geschwindigkeit die Entwicklung annehmen kann. Unternehmen tun gut daran, sich auf diese nächste bahnbrechende Technologie einzulassen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Der Umstieg auf cloudbasierte Systeme als zentrales Element einer umfassenden Digitalisierung ist dabei nur der Startschuss.
Studie 2024
Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung
Die Realität zeigt, dass die kaufmännischen Abteilungen sich in einer digitalen Grauzone bewegen. Dies regt mit Blick auf die aktuellen Herausforderungen zum Nachdenken an.
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