Der digitale Wandel ist allgegenwärtig
„Die Frage ist nicht, ob die Digitalisierung kommt, sondern wann. Für Dr. Stefan Rief, Leiter Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer Institut IAO steht fest: „Digitalisierung kann man nicht aussitzen. Sie ist lang angekündigt – und jetzt ist es soweit. Weil die Technik soweit ist. Weil die Software und die Netze soweit sind. Weil die Menschen soweit sind. Dies hat zunehmend Auswirkungen auf den kaufmännischen Bereich. Anders als die Produktion ist Büroarbeit „entmaterialisiert“. Es geht eher um Software als um Hardware. Deshalb lassen sich Veränderungen schneller umsetzen und treffen uns als Mensch viel eher“, so Rief. Seiner Einschätzung nach wird Software immer intelligenter: „Das bewirkt veränderte Anforderungsprofile für Büroarbeitsplätze. Die These vom „lebenslangen Lernen“ erhält zusätzliche Bedeutung. Wir müssen weniger Standard-Tätigkeiten verrichten. Diese Entlastung von Routinen gibt uns aber mehr Zeit für kreative und qualifizierte Aufgaben, wie Strategien zu entwickeln oder Kunden zu betreuen.“
Die Arbeitswelt der Zukunft
Aus Sicht der Forscher wird die Arbeitswelt 2025 eine ganz andere sein: mobiler in räumlicher Hinsicht und flexibler bei der zeitlichen Gestaltung. Cloud Technologien haben sich bis dahin durchgesetzt, so dass sämtliche Daten und Anwendungen gesichert im Netz verfügbar sind. Um kreative und komplexe Zusammenhänge zu visualisieren und zu bearbeiten, braucht es zunehmend großflächige, interaktive Oberflächen. Eine wichtige Rolle kommt den „Smart Rooms“ zu. Das sind Räume, die sich der persönlichen Arbeitssituation anpassen – in Bezug auf Möblierung, Beleuchtung, Klima, Telefonie etc.
Sicherlich sind auch Arbeitssettings die uns z. B. über die Daten unserer Smartwatches gezielt stimulieren und die psycho-mentale Prozesse im Gehirn beeinflussen um für Höchstleistung sorgen keine reine Science Fiction mehr. Fest steht auch: Das Zurechtfinden in der digitalisieren Arbeitswelt ist dabei keine Frage des Alters. Die Studien von Rief belegen „Entweder man braucht Textmaker und Post-it oder man wischt sich durchs Leben. Das ist eine Typen, keine Altersfrage.“
„War es in der Vergangenheit eine beliebte Taktik, auf einen „fahrenden Zug“ aufzuspringen, wird genau dies bei der Digitalisierung nicht gelingen. Wer es jetzt verpasst, sich gezielt für seine Organisation Gedanken über das konkrete Vorgehen und den Zeitplan zu machen, wird später nicht mehr gegensteuern können.“
Veränderte Anforderungen an kaufmännische Prozesse
Veränderungen in den Branchen und im kaufmännischen Umfeld führen in den Unternehmen zu neuen Anforderungen, denen mit einer ganzheitlichen Strategie begegnet werden muss. Wichtig ist dabei eine moderne Software, die die digitale Transformation nachhaltig begleitet und unterstützt:
Entscheidungen erfordern Transparenz
Unternehmen und Institutionen müssen in der Lage sein, schneller zu handeln als bislang. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist die volle Transparenz über die Unternehmensdaten – bei Bedarf bis hin zum Controlling über die gesamte Wertschöpfungskette. Nur transparente Informationen gewährleisten eine sichere Entscheidungsgrundlage.
Umfassende Vernetzung
Daten manuell zu erfassen, ist ebenso zeitaufwändig wie fehleranfällig. Ein nahtloser Informationsaustausch zwischen den unterschiedlichen Systemen sorgt dagegen für durchgängige, sichere Prozesse: Daten aus Vorsystemen können mit verschiedenen Werkzeugen wie zum Beispiel mit standardisierten Webservices schnell und reibungslos übergeben werden.
Optimierung kaufmännischer Prozesse
Kosten und Zeit lassen sich beispielsweise durch digitale Rechnungseingangsbearbeitung einsparen: Elektronische Rechnungen können deutlich schneller geprüft werden. Durch elektronische Kontoauszüge entfallen manuelle Abgleiche und Buchungen.
Suchen Sie nach Wegen dem digitalen Wandel im kaufmännischen Bereich zu begegnen? Sie sind nicht alleine. Laut Rief ist der „Zug Digitalisierung“ nur langsam ins Rollen gekommen: Das Faszinierende ist, dass er jetzt aber rasend schnell an Fahrt gewinnt. War es in der Vergangenheit eine beliebte Taktik, auf einen „fahrenden Zug“ aufzuspringen, wird genau dies bei der Digitalisierung nicht gelingen. Sein Fazit: „Wer es jetzt verpasst, sich gezielt für seine Organisation Gedanken über das konkrete Vorgehen und den Zeitplan zu machen, wird später nicht mehr gegensteuern können.“
