Neue Lösungen sind gefordert
Der Versicherungsmarkt ist im Umbruch. Regulatorische Anforderungen steigen. Kunden erwarten Preisstabilität. Gute Gründe, um bei der Digitalisierung Fahrt aufzunehmen. Doch das ist eine große Herausforderung für das Rechnungswesen und Controlling der Branche. Es geht nicht nur darum, Kundendaten und Belege digital zu verarbeiteten. Gefordert ist zudem eine reibungslose Integration zu weiteren Systemen und Prozessen. Für innovative Lösungen braucht es Branchenkompetenz. Diamant Software erweist sich hier als kompetenter Partner. Denn der Spezialist für Rechnungswesen und Controlling Software zählt zahlreiche namhafte Versicherungen und Makler zu seinen Kunden. Diese Projekterfahrung führt zu einer besonderen Expertise im Hinblick auf die spezifischen Anforderungen.
Mit der Cloud dem Fachkräftemangel begegnen
Automatisierung ist ein Ansatz, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Besonders gravierend zeigt sich dieses Problem in den IT-Abteilungen. Eine mögliche Lösung ist die Verlagerung in die Cloud. Denn hier ist der Anbieter gefordert, seine Lösung stets auf dem neuesten Stand zu halten. Nutzer verfügen immer über die aktuelle Version. Aber: mit deutlich weniger Aufwand. Denn: zeitintensive Updates entfallen ebenso, wie Anpassungen, Ausfallzeiten, Sicherungen und Schulungen.
Gleichzeitig ermöglichen innovative Web-Technologien aus der Cloud einen Standort unabhängigen Zugriff auf die Daten: jederzeit, von jedem Ort der Welt. Das erhöht die Flexibilität maßgeblich und ermöglicht beispielsweise Homeoffice. In Zeiten des Fachkräftemangels eine gute Option, um die Arbeitgeberattraktivität zu verbessern.
Sicherer Betrieb im deutschen Rechenzentrum
Sicherer Betrieb erfordert in Deutschland gehostete Daten. Bei Diamant Software befinden sich die Daten nach deutschem Datenschutzrecht in der Open Telekom Cloud – in zertifizierten, ausfallsicheren deutschen Rechenzentren. Die Sicherheit der Zugriffe und Daten ist auf jeder Ebene gewährleistet. Die Verfügbarkeit wird rund um die Uhr überwacht.
BaFin-konforme Lösungen – gesetzeskonform agieren in der Cloud
Einer der wichtigsten Aspekte ist Datensicherheit. In einer Branche, wo der Umgang mit sensiblen Daten zum Tagesgeschäft gehört, sind die Ansprüche besonders hoch. Doch trotz BaFin-Vorgaben sind Cloud-Lösungen möglich. Dazu müssen regulatorische Anforderungen vollständig erfüllt sein:
- Kontroll- und Prüfrechte sind gegeben, einschließlich vor Ort Prüfungen
- Aufsichtsrechtliche Anforderungen sind auch bei einer Weiterverlagerung sichergestellt
- die Zusicherung, mit der Aufsichtsbehörde zusammenzuarbeiten und ihr gleiche Rechte einzuräumen, wie dem Lizenznehmer
- Auftragsverarbeitungsverträge (um den Datenschutz zu gewährleisten)
- Service Level Agreements und technisch organisatorische Maßnahmen (um Leistungen, Zuständigkeiten und Mitwirkungspflichten zu spezifizieren)
- Indem für den elektronischen Zahlungsverkehr Zahlungsrechte hinterlegt sind und elektronische Unterschriften eingebunden sind, wird den BaFin-Vorgaben zum Geldwäscheschutz Sorge getragen.
Die Diamant-Lösungen sind BaFin-konform – ein entscheidender Punkt. Nur so können Versicherungen Cloudlösungen tatsächlich nutzen. Die Haftpflichtkasse tut das bereits: „Das ist hervorragend. Ich kann mobil und von unterwegs arbeiten,“ bestätigt Matthias Wittek, Leiter Finanz- und Rechnungswesen der Haftpflichtkasse, „unter Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Vorschriften, darauf kommt es an.“
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Hohes Maß an Integrationsbedarf
Systeme zur Bestandsverwaltung, Maklerverwaltungsprogramme und Online Bezahlsystemen gestalten die IT-Landschaft der Versicherungswirtschaft umfangreich und vielfältig. Eine „universelle Branchenlösung“ gibt es nicht. In diese unternehmensweiten Prozesse gilt es, das Rechnungswesen zu integrieren: Auf Grund des hohen Vernetzungsbedarfs eine enorme Herausforderung. Am besten gelingt dies über standardisierte Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Lösungen. Standardtechnologien und -integrationsverfahren erlauben, vorhandene Systeme einfach einzubinden. Jürgen Haarig, Bereichsleiter Finanzmanagement bei der Funk Gruppe bestätigt: „Gemeinkosten verteilen sich bei uns auf mehrere hundert Kostenstellen in 16 Mandanten und 16 Niederlassungen. Das automatisiert über eine Schnittstellendatei zu buchen, ist super hilfreich. Generell ist die Schnittstellenfähigkeit zu vielen Systemen ein großer Vorteil von Diamant.“
„Massendatenfähig“ und Mehrmandantenmanagement
Eine Software für die Versicherungsbranche muss massendatenfähig sein: So fallen in der Funk Gruppe 3.000 Zahlvorgänge täglich an. Die Uelzener Versicherung verarbeitet mit Diamant 400.000 Buchungssätze jährlich GoBD-konform. Die Ideal Versicherung wiederum verwaltet 800.000 Kreditoren-Konten, denn dort ist jeder Kunde auch Kreditor. Beispielsweise mit den zentralen Stammdaten erleichtert Diamant diese Arbeit maßgeblich. Damit entfällt die Doppelerfassung von Stammdaten. Unterm Strich führt das zu einer Optimierung interner Strukturen, vereinfachter Abstimmung und besserer Vergleichbarkeit.
Redundante Arbeiten erleichtern
Geht es um Rechnungswesen und Controlling, unterstützt Diamant dabei, redundante Arbeiten zu reduzieren: Monatliche Zahlungen lassen sich mit der Software automatisieren, so dass man diese nicht jedes Mal neu eingegeben muss. Einfach zu verwaltende offene Posten und ein integriertes Mahnwesen reduzieren manuellen Aufwand im Forderungsmanagement: „Bei uns werden 300 offene Posten täglich automatisiert verarbeitet“, freut sich Matthias Wittek, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der Haftpflichtkasse.
Jürgen Krafczyk, IT-Koordinator im Bereich Finanzen bei der Ideal Versicherung erleichtert insbesondere das Diamant Dashboard die Arbeit: „Bis zu 90 % der täglich wiederkehrenden Aufgaben – wie Zahlungsgeschäfte – können wir für unser Rechnungswesen Team direkt auf dem neuen Dashboard abbilden. Das macht die Arbeit einfacher, intuitiver und übersichtlicher.“
Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe erfolgen ebenfalls automatisiert, was Fehlerquoten reduziert. Künstliche Intelligenz in der Belegdatenerkennung des Rechnungseingangs sorgt für einen automatisierten Datenabgleich. Die Haftpflichtkasse nutzt diese Künstliche Intelligenz bereits. Sie erkennt Kopfdaten (wie etwa Kreditor und Betrag) automatisiert. Die KI steigert den Erkennungs- und Automatisierungsgrad kontinuierlich. Gleichzeitig ermöglicht das digitale Rechnungseingangsmanagement mehr Flexibilität, denn vom Rechnungseingang bis zur Freigabe sind alle Prozesse von überall aus möglich.
Kompetenz für Künstliche Intelligenz und Digitalisierung
KI ist ein Thema, das die Versicherungswelt bewegt. Die Branche ist auf der Suche nach Konzepten und interessiert an einem Austausch auf Augenhöhe. Durch die eigene Forschung und Entwicklung im Kompetenzzentrum für KI, erweist sich Diamant Software hier als kompetenter Partner.
Versicherungen, wie die Ideal oder die Uelzener, betreut das Unternehmen bereits seit über 20 Jahren − gerade auch zu Digitalisierungsthemen: “Diamant ist in unserem Haus das Strukturwerkzeug schlechthin. Durch die damit einhergehende Rationalisierung haben wir einiges an Arbeitskraft eingespart, die wir an anderer Stelle gut gebrauchen können,“ bestätigt Bernd Fischer, Vorstand der Uelzener Versicherung.
Einfacher Vergleich von Standorten und Versicherungssparten
Versicherungen sind verpflichtet, ihre Sparten in einzelnen Gewinn- und Verlustrechnungen darzustellen. Das verursacht zum Jahresabschluss mitunter massiven Umbuchungsaufwand. Diamant schafft dagegen bereits unterjährig alle Voraussetzungen. Die Zuordnung am Jahresende entfällt. Anwender können jederzeit Bilanzen oder betriebswirtschaftliche Analysen nach Geschäftsfeldern abrufen.
Die Software ermöglicht einen einfachen Vergleich von Standorten und Versicherungssparten. Daten lassen sich mehrdimensional abfragen und analysieren. Zudem ermöglicht die Vernetzung vorgelagerter Systeme den Aufbau eines Controllingsystems per Business Intelligence. Berücksichtigung finden dabei auch das Personal- und Vertragscontrolling und das Risikomanagement. Für größtmögliche Transparenz zu versicherungs- sowie nichtversicherungstechnischen Kosten sorgt die integrierte Kosten- und Leistungsrechnung.
Planen und budgetieren leicht gemacht
Einen Mehrwert bietet die Softwarelösung auch bei Planung, Budgetierung und Reporting. Bernd Fischer, Vorstand bei der Uelzener Versicherung bestätigt: „Mit Diamant können wir Berichte ganz einfach einrichten. Auswertungen, mit denen früher eine Person eine ganze Woche beschäftigt war, lassen sich heute automatisiert abfragen.“
Planungsprozesse sind damit vollständig integriert sowie für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. Verschiedene Planungs-Szenarien lassen sich zeitnah und flexibel durchspielen. Beispielsweise What-if-Analysen und Hochrechnungen sind in kurzer Zeit erledigt. Diese bilden eine wichtige Basis für eine realistische Vorausschau. Mit der Abweichungsanalyse ist zudem ein Frühwarnsystem implementiert. Bei relevanten Budgetüberschreitungen, die kurzfristiges Einschreiten erfordern, informiert es alle Beteiligten unmittelbar. Mittels einer automatischen Journalfunktion lassen sich Verbuchungsfehler schnell erkennen und reparieren. Das wiederum erleichtert einen erfolgreichen Konzernabschluss.
Um das eigene Geschäft zu digitalisieren, sind insbesondere die IT-Spezialisten der Branche gefordert. Sie vom Betrieb einer Rechnungswesen- und Controlling Lösung weitgehend zu entlasten, schafft die erforderlichen Ressourcen. Generell sind Automatisierung und Digitalisierung für die Versicherungswirtschaft essenziell – nicht nur im Tagesgeschäft, auch um dem Fachkräftemangel zu begegnen.
