Wachstumschancengesetz: E-Rechnungspflicht ab 2025
Die Bundesregierung hat das Wachstumschancengesetz erarbeitet, um die digitale Transformation und Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandorts Deutschlands zu stärken. Ein Teilthema ist die E-Rechnungspflicht. Der Bundesrat hat dem am 22. März 2024 zugestimmt. Durch die E-Rechnungspflicht werden Unternehmen in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, für alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Transaktionen im Inland elektronische Rechnungen erstellen und empfangen zu können. Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Sektor (Business to Business), unabhängig von deren Umsatzgröße und Anzahl der Mitarbeiter.
Was ist eine E-Rechnung und welche Formate gibt es?
Mithilfe von E-Rechnungen werden Rechnungsinformationen digital übermittelt und weiterverarbeitet. Anstatt der Papierrechnung gibt es bei E-Rechnungen einheitliche Formate. Diese Formate gewährleisten, dass Rechnungsinformationen medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet werden können.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde. Dieses beinhaltet neben den Daten im XML-Format auch eine Ansichts-PDF. Daher spricht man auch von einem hybriden Rechnungsformat. Die Daten aus der Rechnung lassen sich direkt in der Rechnungswesen-Software verarbeiten, – ohne manuellen Aufwand für die Erfassung der einzelnen Rechnungsdaten.
Rechnung
Unternehmen, die etwa für Behörden und öffentliche Auftraggeber tätig sind, mussten bereits seit November 2020 auf elektronische Rechnungen umstellen. Dabei haben sie die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist ein deutsches Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Darin sind ebenfalls alle relevanten Informationen enthalten und direkt für die Rechnungswesen-Software verarbeitbar. Im Gegensatz zu Rechnungen im ZUGFeRD-Format enthalten XRechnungen keine lesbare PDF-Datei.
EDI-Rechnung
Neben der Bedingung, dass eine elektronische Rechnung den Standards der Norm EN 16931 entsprechen muss, besteht auch die Option, andere elektronische Rechnungsformate zu verwenden, die mit der EN 16931 interoperabel sind; das heißt, wenn eine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgen kann, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist. Unter diesen Voraussetzungen kann beispielsweise das weit verbreitete EDI-Verfahren (EDI = Electronic Data Interchange) auch nach dem 31.12.2027 weiterhin genutzt werden. Für den Einsatz von EDI bedarf es einer EDI-Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern.
So gelingt der Umstieg auf E-Rechnungen
Voraussetzungen schaffen
Sorgen Sie dafür, dass Sie E-Rechnungen verarbeiten können. Wichtig bei der Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein Nachweis über die Echtheit der Herkunft (Identität Rechnungsaussteller) und die Unversehrtheit des Inhalts (unveränderte Rechnungsdaten). Die Prüf- und Bearbeitungsschritte, die eine Rechnung im Regelfall durchläuft, müssen anhand einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein. In der Verfahrensdokumentation werden alle relevanten Abläufe zur Abteilung festgelegt, wozu sowohl organisatorische als auch technische Aspekte zählen.
Mitarbeitende mitnehmen
Neben den technischen Prozessthemen ist es genauso wichtig, die Mitarbeitenden mit in den Veränderungsprozess einzubinden. So wird nicht nur eine Akzeptanz der neuen, digitalen Rechnungsprozesse erreicht, sondern die Beteiligten erfahren auch, wie die Umstellung auf einen digitalen Rechnungsprozess ihre tägliche Arbeit erleichtern wird.
Zukunftsgerichtet denken und handeln
Durchleuchten Sie Ihre Prozesse und Daten, um eine möglichst hohe Automatisierungsrate zu erreichen. Denn umso besser Ihre Datenstruktur, desto schneller und besser können Sie E-Rechnungen nutzbar machen. Das Gleiche gilt für die Verfahrensdokumentation: Wenn diese vollständig dokumentiert und verständlich ist, haben Sie keine Probleme mit dem Betriebsprüfer.
Das Ergebnis: Effizienzsteigerung und mehr Wirtschaftlichkeit
Manche Unternehmen sind sich unsicher, welche Pflichten die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen mit sich bringt. Andere scheuen die Aufwände zur Anpassung der Prozessabläufe im Rechnungswesen. Oder sie wissen nicht, wie sie die korrekte Zustimmung des Rechnungsempfängers einholen. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist hier ein Umdenken gefragt. Die E-Rechnungspflicht ab 2025 leistet dazu ihren entsprechenden Beitrag.
- Höhere Automatisierung: Mit der entsprechenden Software erfolgt die Rechnungsverarbeitung digital und weitestgehend automatisiert. Manuelle Aufwände entfallen.
- Schnellere Bearbeitung: E-Rechnungen können schneller verarbeitet und übermittelt werden. Das stärkt das Forderungsmanagement und verbessert die Liquidität.
- Geringeres Fehlerpotenzial: E-Rechnungen stellen Rechnungsinhalte in einem strukturierten Datensatz dar und werden maschinell ausgelesen. Das reduziert die Fehleranfälligkeit durch manuelle Arbeitsschritte.
- Mehr Transparenz: E-Rechnungen werden zentral mithilfe einer Software erstellt, empfangen und übermittelt. Das sorgt für eine verbesserte Übersicht und mehr Transparenz.
- Einsparpotenziale: Mit der E-Rechnung entfällt der Rechnungsversand. Somit reduzieren sich die Kosten für Papier, Druck, Porto und Archivierung.
- Nachhaltigkeit: E-Rechnungen wirken sich positiv auf die Umwelt aus, da der Papierverbrauch sinkt. Das reduziert den CO2-Ausstoß für die Herstellung und Beschaffung.
E-Rechnungspflicht 2025
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