ZUGFeRD – eine kurze Beschreibung
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Durch das Format lassen sich sogenannte strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger austauschen. Kurz gesagt: Es handelt sich um eine PDF-Datei, die die Rechnungsdaten als maschinell auswertbaren Text enthält. Diese Rechnungsdaten sind als XML (ein text-basiertes Format zum Austausch strukturierter Informationen) in das PDF (die sogenannte Sichtkomponente) eingebettet.
Unterschied zur PDF-Rechnung
Elektronische Rechnungen treffen meist im PDF-Format als Anhang einer E-Mail beim Empfänger ein. Bei einer reinen PDF-Rechnung benötigt die Buchhaltung eine OCR-Software zur Übertragung der Informationen. Ist das nicht der Fall, müssen alle Rechnungsdaten per Hand in das Rechnungseingangsbuch übertragen werden. Auf diesem Weg kann die Rechnung digital weiterverarbeitet werden.
Aufgrund der zusätzlich enthaltenen XML-Datei in der ZUGFeRD-Rechnung ist diese doppelt lesbar: Der Empfänger liest das PDF-Dokument, während die Rechnungswesensoftware die eingebetteten elektronischen Daten aufnimmt. Im Vergleich zum Format XRechnung (nur XML) handelt es sich bei ZUGFeRD deshalb um ein hybrides Rechnungsformat.
Die Verwendung von E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) gemäß EN 16931 wird durch das Wachstumschancengesetz und die damit beschlossene E-Rechnungspflicht ab 2025 schrittweise verpflichtend. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Das sind die Vorteile
Mit dem ZUGFeRD-Format werden viele Daten schon direkt erkannt und in die entsprechenden Felder der Software übertragen. Eine manuelle Eingabe von beispielsweise Belegdatum oder Belegnummer entfällt. Somit erfolgt der Erfassungsprozess automatisiert und deutlich schneller.
Ein weiterer Vorteil: Das ZUGFeRD-Format kann jedes Unternehmen unabhängig von der Unternehmensgröße nutzen. Es ist als Standard definiert. Dank des standardisierten Formats ist keine weitere Interpretation der Daten erforderlich. Eine vorherige Absprache zwischen Sender und Empfänger der Rechnung entfällt.
ZUGFeRD 2.0
Seit März 2022 ist ZUGFeRD 2.2 als Weiterentwicklung des ZUGFeRD-Formats verfügbar. Laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) entspricht das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 einer elektronischen Rechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Somit erfüllt ZUGFeRD nicht nur die europäische Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung, sondern zusätzlich die Anforderungen der deutschen öffentlichen Verwaltung des Standards XRechnung. Wichtig ist dies insbesondere für die Erfüllung der E-Rechnungspflicht ab 2025.
Hier lesen Sie mehr zu den Funktionalitäten einzelner Releases des ZUGFeRD-Formats.
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Erkennungsmerkmale einer ZUGFeRD-Rechnung
Bei PDF-Rechnungen lohnt der Blick in die Details. Je nach eingesetztem PDF-Viewer kann sich z. B. links vom Dokument im Menü eine Büroklammer befinden. Nach einem Klick auf diese Büroklammer werden eventuell im PDF-Format vorhandene Anhänge angezeigt. Ist hier eine XML-Datei hinterlegt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es sich um eine Rechnung im ZUGFeRD-Format handelt. Der Text in dieser Datei wirkt für das menschliche Auge eher unübersichtlich. Die Software kann aber die verschiedenen Rechnungsdaten sicher auslesen.
Abbildung: Bei der abgebildeten Rechnung handelt es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung. Rechts in der Grafik ist die XML-Datei zu sehen. Sie enthält alle wichtigen Daten für die Weiterverarbeitung der Rechnung. Um zu prüfen, ob es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt, ist ein Klick auf die Büroklammer am linken Rand des PDF-Dokuments notwendig.
Für die Verarbeitung einer Rechnung im ZUGFeRD-Format durch die Rechnungswesensoftware ist es nicht notwendig, die XML-Datei zu öffnen. Per Webservices werden die Daten automatisiert für die weitere Verarbeitung an die Software übergeben.
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