GoBD 2019 – Änderungen waren notwendig
Die Novellierung der GoBD 2019 berücksichtigt den digitalen Fortschritt und stellt einen deutlichen Zugewinn an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Damit wird die Neufassung der GoBD sowohl der Unternehmensrealität als auch den IT-technischen Gegebenheiten gerecht.
Grundprinzipien gelten uneingeschränkt weiter
Die Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit gelten auch in der Neufassung uneingeschränkt weiter. Demnach sind bei der Führung von Büchern und sonst erforderlicher Aufzeichnungen die folgenden Anforderungen zu beachten:
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit)
Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden.
Teilweise gelten verschärfte Anforderungen
In Teilbereichen wurden die zu vor genannten Anforderungen verschärft. Beispielsweise sind die Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht enger formuliert worden. Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen, was der Steuerpflichtige nachzuweisen hat.
Nach dem Grundsatz zeitgerechter Buchungen und Aufzeichnungen sind nun alle Kasseneinnahmen und Kassenausnahmen zwingend täglich festzuhalten. Werden unbare Geschäftsvorfälle nicht fortlaufend, sondern zunächst gesammelt und später periodenweise gebucht, ist dies nur noch unter bestimmten strengen Voraussetzungen möglich.
Wesentliche Neuerungen der GoBD 2019
Mobiles Scannen oder Fotografieren erlaubt
Nicht verwunderlich ist es, dass eine der wesentlichsten Änderungen der GoBD 2019 mit Smartphones zusammenhängt. Die neuen GoBD stellen nun unmissverständlich klar, dass die bildliche Erfassung von Papierbelegen (Scannen oder Fotografieren) wahlweise mobil, stationär, zentral und dezentral und mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Tablets, Scannern, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen kann.
Unabhängig von dem gewählten Verfahren müssen für eine steuerliche Anerkennung die GoBD eingehalten werden. Das umfasst immer auch eine Dokumentation über die konkreten Abläufe und Prozessschritte des gewählten Verfahrens. Damit eröffnen sich zahlreiche neue Anwendungsfälle zur Prozessdigitalisierung. Zum Beispiel können nun Reisekostenbelege via Smartphone fotografiert und medienbruchfrei ins Unternehmen übertragen werden.
Das mobile Scannen mit Smartphone darf unter Berücksichtigung bestimmter Kriterien auch im Ausland durchgeführt werden – gerade für Mitarbeiter auf Dienstreisen ist dies eine große Erleichterung.
Formatkonvertierung: Das Ende des Papierbelegs?
Bei der Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen wie beispielsweise Rechnungen in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) waren bisher grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die novellierte GoBD-Verfahrensdokumentation sieht vor, dass bei der Konvertierung eines Originalbelegs aus dem Papierformat in ein digitales Format das Original nicht archiviert werden müsste, wenn:
es zu keiner bildlichen oder inhaltlichen Veränderung kommt
keine steuerrelevanten Informationen bei der Konvertierung verloren gehen
das Datenzugriffsrecht im Betriebsprüfungsfall nicht eingeschränkt wird
Neue Regelungen zur Verfahrensdokumentation
Mit der Novelle der GoBD 2019 müssten sich deutsche Buchhaltungen auf erweiterte Regelungen zur Verfahrensdokumentation einstellen. Für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) ist eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erforderlich, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Explizit geregelt wurde nun, dass Änderungen historisch nachvollziehbar sein müssen. Bspw. wäre eine geänderte Programmversion des genutzten Datenverarbeitungssystems zu dokumentieren. Diese Anforderung ist i.d.R. über eine Versionierung der Verfahrensdokumentationen mit Änderungshistorie gewährleistet.
Datenverarbeitungssysteme: Ablage in der Cloud wird zulässig
Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen.
Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an. Ebenfalls kommt es nicht darauf an, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.Hier wird dem Trend aus der Unternehmenspraxis Rechnung getragen, dass in einem zunehmenden Maße die Speicherung nicht mittels eigener Hard- und Software erfolgt, sondern in der Cloud.
Datenzugriffsberechtigung für Betriebsprüfer
Im Rahmen einer Betriebsprüfung darf die Finanzbehörde frei wählen, ob sie von der Möglichkeit eines unmittelbaren Datenzugriffsrechts (Z1-Zugriff), eines mittelbaren Datenzugriffsrechts (Z2-Zugriff) oder der Überlassung von Daten auf Datenträgern (Z3-Zugriff) Gebrauch macht. Bisher mussten alle drei Möglichkeiten über die gesamte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden.
Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem nun ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt wird. Damit können zukünftig alte IT-Systeme, die ausschließlich für etwaige Betriebsprüfungen vorgehalten wurden, abgeschaltet werden.
Fazit: Buchhaltung wird fit für die Digitalisierung
Die neuen GoBD 2019 vereinfachen Arbeitsschritte in deutschen Buchhaltungen und erleichtern den Weg für eine zunehmende Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen. Ebenfalls zu erwarten ist auch, dass mit zunehmender Beschleunigung der Digitalisierung in Unternehmen auch die Regelmäßigkeit neuer und modernisierter GoBD-Regelungen zunimmt.
