1. Transparenz: Zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand sein
Die Herausforderung
Wie ist der aktuelle Bearbeitungsstand der Rechnung des Lieferanten XYZ? Wurde die Rechnung schon bezahlt? Die Antwort ist oft unklar: „in Freigabe“ oder „wohl schon im Zahlungsablauf“. Dies ist nicht nur vage, sondern lässt auch vermuten, dass niemand wirklich weiß, auf welchem Stand eine bestimmte Rechnung ist. Eine aussagekräftige Liquiditätsplanung oder Budgetkontrolle ist daher nur begrenzt möglich.
Die Lösung
- Im digitalen Rechnungseingang ist die Antwort auf die Frage nach dem Rechnungsstatus ganz einfach: Einfach nachschauen.
- Beteiligte Personen haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Rechnungsstatus und den Freigabeverlauf.
- Komplexe Rechnungen werden bereits bei der Scanung durch Vorlagen vorkontiert und die passenden Genehmiger hinterlegt.
- So ist die Rechnung bereits in den aktuellen Finanzzahlen integriert, auch wenn sie noch nicht freigegeben ist.
- Informationen zum Budget und zur Liquidität einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens können somit in Echtzeit abgerufen werden.
- Das Berichtswesen über Kosten und Liquidität ist jederzeit vollständig und verständlich.
- Wartezeiten auf gebuchte Posten oder unerwartete Überraschungen werden minimiert.
2. Personalressourcen: Weniger Fehler, mehr Tempo
Die Herausforderung
Nicht selten gehen in einem Unternehmen mehrere 100 Rechnungen im Monat ein. Je nachdem wie der Rechnungsbearbeitungsprozess in einem Unternehmen definiert ist, kann allein die Bearbeitung im Rechnungseingang mehrere Tage in Anspruch nehmen. Wie kann jedoch die Arbeitszeit reduziert und das Fehlerrisiko minimiert werden?
Die Lösung
Effektives Prozessmanagement ist der Schlüssel, um sich der Masse an Eingangsrechnungen zu stellen. Hier kommen bekannte Technologien und Standards wie optische Texterkennung (OCR), Künstliche Intelligenz (KI), XRechnung und ZUGFeRD zum Einsatz, um Zahlen und Textelemente wie etwa die Umsatzsteuer-ID eines Kreditors oder Rechnungsdaten wie der Bruttobetrag automatisch zu erkennen und in der Software zu ergänzen.
Was zuvor in mindestens vier manuellen Schritten (Sichten, Zuordnen, Prüfen, Abgleichen) im analogen Prozess umgesetzt wurde, geschieht innerhalb weniger Momente im Hintergrund durch die automatisierte, digitale Erfassung. Hochgerechnet ergibt sich eine Zeiteinsparung von mehr als 50%. Der Zugewinn an Komfort ist hier noch nicht erfasst, da der gesamte Rechnungsumlauf jederzeit transparent für alle Beteiligten ist.
3. Ortsunabhängigkeit: Rechnungsfreigabe jederzeit und von überall
Die Herausforderung
Eine Rechnung kommt im Unternehmen an und wird im Rechnungseingangsbuch (REB) z.B. mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz erfasst. Anschließend startet der Freigabeprozess:
- Am Freigabeprozess sind mehrere Personen beteiligt, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, möglicherweise gerade auf Dienstreise sind, krank sind oder anderweitig nicht erreichbar sind.
- Neben der sachlichen Prüfung durch Verantwortliche muss in der Regel ein Vorgesetzter die Zahlung schlussendlich freigeben
- Es empfiehlt sich, dies im Rahmen der Skontofristen zu erledigen, um bares Geld zu sparen.
- In vielen Fällen funktioniert dieser Prozess nicht reibungslos. Oft müssen Rechnungen hin und her geschickt werden, manchmal sogar noch in Papierform. Im schlimmsten Fall erfahren beteiligte Personen nicht einmal, dass für sie eine Genehmigungsaufgabe vorliegt.
Die Lösung
Bereits beim Scannen der Rechnung und Zuweisung an eine Kostenstelle kann der Freigabeprozess in der Rechnungswesen Software angestoßen werden. Die Verantwortlichen erhalten per E-Mail eine Benachrichtigung und werden daran erinnert, dass eine sachliche Prüfung und/oder eine finale Zahlungsfreigabe erforderlich ist. Die Freigabe kann mit einem Klick in einer Web-Oberfläche vorgenommen werden. Vollständig erfasste Belege des Rechnungseingangsbuchs (REB) werden gebucht und in die Finanzbuchhaltung übernommen.“
4. Unternehmensstrukturen: Tochterunternehmen im Blick behalten
Die Herausforderung
Unternehmen wachsen, fusionieren oder expandieren in andere Geschäftsbereiche. Oft behalten die Unternehmenstöchter ihre gewohnten Abläufe und Abteilungen bei, insbesondere, wenn die Unternehmen in verschiedenen Branchen tätig sind. Für das Das erhöht die Komplexität für das Management. Rechnungen werden nicht zentral bearbeitet, sondern an verschiedenen Standorten von unterschiedlichen Mitarbeitern erfasst.
- Der Gesamtüberblick ist nur schwer zu erfassen
- Rechnungen gehen am falschen Standort ein, im Worst-Case mehrfach durch verschiedene Personen in verschiedenen Versionen
- Lieferanten schicken Rechnungen direkt an Ansprechpartner und Fachabteilungen, wodurch es zu einem Zeitversatz kommt und die Rechnungen erst spät in der Kreditorenbuchhaltung eingehen.
- In den entsprechenden Reports fehlen Forderungen und die Liquiditätsplanung ist zu ungenau
- Das Mahnverfahren ist bereits eingeleitet, obwohl die Rechnung noch gar nicht vorliegt
Die Lösung
Der Rechnungseingang lässt sich mit Unterstützung einer Rechnungswesensoftware in wenigen Schritten zentralisieren und automatisieren. Digitale Rechnungen werden direkt ins System übernommen, Rechnungen auf Papier gescannt und deren Inhalte per Texterkennung erkannt. So sind alle beteiligten Personen in der Lage, jede Rechnung an jedem Standort einzusehen und zu erfassen. Hierdurch gehen keinerlei Rechnungen mehr verloren und die Zeitersparnis im Rechnungswesen beträgt bis zu 65%.
5. Rechtsnormen: vorschriftenkonform archivieren
Die Herausforderung
Die Buchhaltung wird oft als die „Abteilung mit den vielen Ordnern“ bezeichnet. Eine Vielzahl von Papierrechnungen muss nach der Bearbeitung archiviert werden. Kommt es zu einer Revision, werden den Prüfern sprichwörtlich stapelweise Ordner aus dem Rechnungsarchiv vorgelegt. Mit dem Voranschreiten des papierlosen Büros geht man jedoch auch hier längst den digitalen Weg. Dabei ist zu beachten: auch digitale Dokumente wie beispielsweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie E-Belege müssen gemäß den Bestimmungen des HGB, der AO oder der GoBD archiviert werden.
Die Lösung
Ein automatisierter Prozess archiviert alle angefallenen Dokumente und protokolliert den dazugehörigen Prozess. Dadurch ist eine revisionssichere Aufbewahrung digitaler Rechnungen gewährleistet. Hierbei ist äußerste Achtsamkeit bei der Wahl des Anbieters geboten: Die Nutzung zertifizierter Rechenzentren und Cloud-Services sollte hier verpflichtend sein.
Mit Diamant/4 geben Sie Papierrechnungen einen Korb
- Hoher Automatisierungsgrad
- Handlungsbedarf erkennen
- GoBD und DSGVO konform
- Papierlose Prüfung: Einheitlicher, digitaler Prozess für alle Rechnungen.
- Einfache Freigabe: Von unterwegs und auch für Personen aus anderen Abteilungen.
