Wie funktioniert der Alltag?
Gerade der digitale Rechnungseingang schafft die Voraussetzung für mobiles Arbeiten im Rechnungswesen. Selbstverständlich nutzt Diamant Software sein eigenes Rechnungseingangsmanagement – und das ist aktuell ein wesentlicher „Möglichmacher“ fürs Homeoffice im kaufmännischen Bereich.
Digitales Rechnungseingangsmanagement
„96 % aller Eingangsrechnungen gehen inzwischen per Mail ein. Der Rest wird gescannt“, berichtet Angelika Vogt Böhmer. Mittels OCR Interpretation lassen sich die Rechnungsdaten auslesen bzw. direkt ins Rechnungswesen übertragen. Die Eingangsrechnungen werden anschließend – so wie sonst auch – per Mail oder mit der App freigegeben. „Das ist ja eben von überall aus möglich“. Jeder Mitarbeitende im Rechnungswesen kann dazu jederzeit aktuell nachvollziehen, welche Rechnung sich bei welchem Genehmiger in der Prüfung befindet. Alle am Prozess Beteiligten erhalten Benachrichtigungen zu ihren Aufgaben. Falls eine Frist versäumt wurde, folgt eine automatische versendete Erinnerung. „Also alles wie bisher. Nur es stört mich keiner“, meint die Buchhalterin mit einem Augenzwinkern.
Vollständige Transparenz
Die vollständige Transparenz über den Finanzstatus ist im Homeoffice gleichermaßen gewährleistet: Ob Liquiditätsplanung oder Budgetkontrolle: Das Rechnungswesen Team kann von überall auf aktuelle Zahlen zugreifen und noch nicht gebuchte Rechnungen in Berichten berücksichtigen. – Auch wenn sich die Rechnungen noch im Freigabeprozess befinden“, freut sich Vogt-Böhmer. Bei Fragen zum Beleg kann sie diesen einfach per Mausklick bzw. Drop Down öffnen. Und: die Skontofristen sicher einhalten.
Was ist mit dem Datenschutz?
„Keine Probleme“ heißt es auch hier: Die Rechnungen samt Anhängen werden – selbstverständlich – revisionssicher in der Cloud archiviert, mit der integrierten Diamant Revisionssichere Ablage. Konkret werden die Dokumente in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum abgelegt und über die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist verwahrt. Falls im Nachgang noch Fragen auftauchen, lassen sich digital archivierte Rechnungen so sofort aufrufen. Über das Protokoll sind alle Bearbeitungsschritte und Kommentare nachvollziehbar und transparent ersichtlich. Darüber hinaus hat jeder Mitarbeitende vor dem Gang ins Homeoffice eine Datenschutzerklärung zum streng vertraulichen Umgang mit den Firmendaten unterschrieben.
Was meint der CFO?
Dennis Heidemann ist seit Ende 2019 als CFO bei Diamant Software. Ihn kann die lange „komplett im Homeoffice“ Phase nicht schrecken, hat er doch jahrelang Teams an unterschiedlichen Orten gesteuert: „Super“, so seine Einschätzung. „Das läuft genau wie vorher, ohne nennenswerte Produktivitätsverluste.“ Als besondere Herausforderung steht für ihn aktuell der komplette Planungsprozess an – endet doch das Geschäftsjahr bei Diamant Software am 30. Juni. „Ok, da wäre der eine oder andere persönliche Aus-tausch hilfreich“, – aber Dank bidirektionaler Excel Integration und Diamant Planungsfunktionen ist er auch hier gut aufgestellt.
Wie läuft es mit der Technik?
„Unsere IT hat einen super Job gemacht“, ist sich das Team einig. Möchte jemand grundsätzlich auch im Homeoffice arbeiten, kann man ein entsprechendes Technik-Paket bekommen. In Corona-Zeiten gab es unter allen Mitarbeitenden eine Bedarfsabfrage – und ein paar Tage später die entsprechende Lieferung – VPN Zugang inklusive. Bleibt nur noch die Internetgeschwindigkeit zu Hause. Die soll in der einen oder anderen ländlicheren Region einen gewissen Langmut erfordert haben…
Wie gestalten sich die Kommunikation und das Miteinander?
Total digital: Dreh- und Angelpunkt bei Diamant Software ist Microsoft Teams. Das „Daily“ oder „Weekly“ Teammeeting ist die neue „Abstimmung über den Schreibtisch“. Vom der Videokonferenz bis zum Teilen von Dokumenten geht alles. Dennis Heidemann und sein Team haben die digitalen Meetings sogar als besonders fokussiert und konzentriert erlebt. Die Leitungen haben geglüht – gleichwohl: Der persönliche Kontakt hat eine besondere Qualität – und der fehlt mitunter.
Was ist das Fazit – was sind die Konsequenzen?
„Hast du heute wieder viel geschafft … aber sonst führe ich noch keine Selbstgespräche“. Auch Angelika Vogt-Böhmer ist „schwer begeistert“ vom konzentrierten Arbeiten daheim. Warum also nicht das Konzept zukünftig im Auge behalten. Das Team im kaufmännischen Bereich meint: „Das hat uns vorangebracht.“ Digitalisierungspotential, und seien es Feinheiten, sind erkannt und optimiert. Mit Diamant Software im Homeoffice arbeiten? Das können die Diamanten aus eigener Erfahrung und mit guten Gewissen nur empfehlen – Stresstest bestanden.
