Software-Evaluation: Eine gute Vorbereitung ist das A und O
Die Auswahl einer neuen Software kann ganz schön herausfordernd sein. Schließlich bindet man sich in der Regel für einen längeren Zeitraum an die Software. Darüber hinaus bindet der Prozess personelle und finanzielle Ressourcen. Eine Reihe von funktionalen (Produktfeatures) und nichtfunktionalen Anforderungen (Bedienung, IT-Sicherheit, Datenschutz, Kosten-Nutzen-Verhältnis) beeinflussen dabei den Auswahlprozess. Besonders, wenn es um kaufmännische Software für das Rechnungswesen und Controlling geht, tragen oftmals mehrere Personen im Unternehmen zur Auswahl bei. Umso wichtiger ist es, den Auswahlprozess planvoll anzugehen. Folgende 8 Schritte helfen bei der Vorbereitung.
Schritt 1: Beschreiben Sie Ihr Unternehmen
Keiner kennt Ihr Unternehmen besser als Sie. Vor der Auswahl neuer Software ist es allerdings unerlässlich eine Bestandsaufnahme zu machen:
- In welchen Branchen sind Sie aktiv? Wie viele Standorte betreiben Sie?
- Wie waren die Umsätze des letzten Geschäftsjahres und was ist zukünftig zu erwarten?
- Beschreiben Sie auch Ihre interne Struktur, also wer an welcher Stelle in welcher Funktion im kaufmännischen Prozess beteiligt ist.
Seien Sie dabei unbedingt ehrlich zu sich selbst. Gerade für mittelständische Unternehmen sind die Lösungen der großen Softwarekonzerne oft ungeeignet und ihre Integration verschlingt wertvolle Zeit und Kosten – schlimmstenfalls über Jahre hinweg.
Schritt 2: Blick hinter die kaufmännischen Kulissen
Perfekte Lösungen sind modular und passen sich so flexibel in die bereits vorhandenen Strukturen ein (Linktipp: Best of Breed oder alles aus einer Hand). Nun ist es an der Zeit, Ihre Infrastruktur, besonders natürlich die IT-Infrastruktur unter die Lupe zu nehmen:
- Welche Programme setzen Ihre Kaufleute, Buchhalter und Controller täglich ein?
- Auf welche Software können Sie keinesfalls verzichten?
- Vor der Integration einer neuen Software ist es immens wichtig zu beachten: die besten Lösungen nützen Ihnen im Alltag nichts, wenn sie nicht perfekt mit anderen Programmen und Prozessen zusammenarbeiten.
Schritt 3: Zukünftigen Bedarf evaluieren
Schauen Sie nach vorne. Also ganz nach vorne. Zahlen und Prognosen liefern eine sichere Grundlage für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. Wie wird sich Ihre Organisation entwickeln? Sicher ist, dass alle wachsen wollen, aber was bedeutet das konkret für Sie? Die Eröffnung neuer Filialen, das Einstellen weiterer Mitarbeiter oder das Erschließen neuer Märkte.
Je konkreter Sie künftige Anforderungen an die kaufmännische Software evaluieren können, desto besser sind Sie vorbereitet. Eine Software, die Sie bei alltäglichen Vorgängen wie Buchhaltung, Bilanzierung, Controlling oder dem detaillierten Berichtswesen unterstützen soll, muss skalierbar sein und Ihre unternehmerische Entwicklung mitmachen.
Schritt 4: Definieren Sie Ihre Projektziele
Erst jetzt machen Sie sich Gedanken über die zukünftige Softwarelösung für das Rechnungswesen und Controlling. Die Möglichkeiten sind sehr vielfältig. Es ist besonders wichtig, genau zu definieren, welche Ziele die zukünftige Softwarelösung erfüllen soll. Nur so kann die spätere Integration erfolgreich sein. Software entwickeln und vermarkten können viele Anbieter. Ein langjähriger Partner steht seinen Kunden aber auch danach eng zur Seite und begleitet seine Entwicklung.
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Schritt 5: Konkretisieren Sie Ihre Anforderungen
In den vorangegangenen Schritten haben Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmensdefiniert. Daraus lassen sich nun die konkreten Anforderungen herausarbeiten. Bevor Sie an Features denken, hilft es, kurz alle kaufmännischen Anwendungsbereiche niederzuschreiben, die die Software abdecken soll.
Die kaufmännische Software soll folgende Bereiche abdecken:
- Komponenten des Rechnungswesens, also Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung oder Anlagenbuchhaltung
- Controlling-Komponenten wie Berichtswesen, Planung oder Business Intelligence
- Werkzeuge für die Konzernbuchhaltung, für die Konsolidierung, den Konzernabschluss oder Intercompany-Buchungen
Kommen wir zu den Features. Sind die Anwendungsbereiche definiert, folgt eine Liste mit allen Features, die Sie benötigen, geordnet nach Nutzern.
Nutzeranforderungen definieren:
- Buchhalter: Bspw. Rechnungseingangsmanagement, Freigabeworkflows, Migration der IST-Daten in die neue Software
- Controller: Excel-Integration, ad-hoc-Reportings schnell und flexibel zusammenstellen
- Kaufmännische Leitung:
- Geschäftsführung: Mobile Freigabe, Management-Dashboards mit allen relevanten Zahlen
- Leiter der IT: Zertifiziertes und sicheres Hosting (bei Cloud-Software), technischer Support,
Weitere nicht-funktionale Anforderungen definieren:
Zu den Anforderungen gehören auch technische Dinge, die bedacht werden müssen. Wie soll die neue Software betrieben werden – stationär oder in der Cloud? Welche Schnittstellen sind notwendig? Welche Daten müssen migriert, welche archiviert werden?
Schritt 6: Stellen Sie einen Zeitplan auf
Auch bei der Auswahl einer kaufmännischen Software für das Rechnungswesen und Controlling spielt der Faktor Zeit eine Rolle. In diesem Stadium genügt zunächst eine Grobplanung mit Meilensteinen. Das schafft Transparenz und motiviert alle Beteiligten. Außerdem verliert man das „Große-Ganze“ nicht aus den Augen.
Beispielhafte Meilensteine:
- Fertigstellung des Anforderungsdokuments
- Anfragen an verschiedene Softwareanbieter gestellt
- Rückmeldung der Anbieter erhalten
- Vorort-Termin/ Consulting-Gespräch
- Finale Auswahl der Lösung
Schritt 7: Wer macht was und wann?
Zu diesem Zeitpunkt sind alle wichtigen Daten erfasst und aufbereitet. Es ist an der Zeit, alles in einem zentralen Anforderungsdokument zusammenzufassen. Wichtig hierbei, dass Ansprechpartner im Unternehmen (und ihre Vertretung) festgelegt werden. Nur diese Personen kommunizieren mit dem Softwareanbieter und steuern die Umsetzung im Unternehmen. Selbstverständlich sollten diese Personen genügend Zeit zur Verfügung haben, denn die Auswahl und Einführung einer neuen Software kann mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Schritt 8: Zahlen, die zählen
Neben der Zeit ist das Budget ein wichtiger Faktor. In den Gesprächen mit Ihrem Anbieter der Wahl wird das Thema ohnehin aufkommen. Es macht also Sinn, bereits einen Kostenrahmen abzustecken und diesen dann mit Ihrem Anbieter zu vertiefen. Vergessen Sie nicht, auch die regelmäßigen Wartungszyklen einzukalkulieren.
Nehmen Sie sich die Zeit, die benötigt wird. Die Integration einer neuen Software für das Rechnungswesen und Controlling lässt sich nicht „mal eben nebenbei“ bewerkstelligen. Am Ende ist entscheidend, dass die Software wie maßgeschneidert zum Unternehmen passt. Wichtige Faktoren wie Zukunfts- und Investitionssicherheit erfüllen sich dann wie von allein.
