Warum ist die Konzernkonsolidierung wichtig?
Bei der Konzernkonsolidierung werden alle Finanzdaten der Tochterunternehmen eines Konzerns oder einer Unternehmensgruppe im Konzernrechnungswesen zusammengeführt. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und damit den Stakeholdern zu ermöglichen, auf Basis der Daten fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet ihre Konzernbilanz nach bestimmten Regeln der Konzernrechnungslegung zu veröffentlichen. In Deutschland ansässige Mutterkonzerne müssen ihren Abschluss nach den Vorgaben des HGB aufstellen. Für kapitalmarktorientierte Unternehmen mit Sitz im Ausland greifen die International Financial Reporting Standards (IFRS).
Wo stehen die Unternehmen aktuell?
Unternehmen sind aktuell von einer integrierten oder gar einheitlichen Konzerncontrolling-Lösung mit einem Integrationsgrad vergleichbar mit modernen ERP-Suiten noch weit entfernt. Das sagt zumindest eine jüngst erschienene BARC-Studie. Die Mehrheit will aber verstärkt investieren und ist sich den Chancen bewusst. So sehen 45 Prozent der Befragten den Einsatz einer konzernweit einheitlichen Software als größten Hebel an. Der Trend geht in Richtung integriertes Group Accounting. Dies beschreibt die Möglichkeit mittels einheitlicher Software die Daten verschiedener Unternehmensbereiche einfach zusammenzutragen und den Berichtspflichten ganzheitlich nachzukommen. Alle Daten laufen zentral zusammen, lassen sich transparent auswerten und darstellen. Das Treffen von Entscheidungen wird vereinfacht, da eine verlässliche Datengrundlage existiert.
Komplexe Datenstrukturen managen
Die größte Herausforderung bei der Konzernkonsolidierung ist der Umgang mit den komplexen Datenstrukturen. Beispielsweise hat ein Konzern Tochterunternehmen, die in verschiedenen Branchen tätig sind und noch dazu teilweise im Ausland sitzen. Jedes Unternehmen agiert für sich und hat in der Regel ein eigenes Rechnungswesen und macht einen eigenen Abschluss. Für die Konzernkonsolidierung müssen alle Daten zusammengetragen werden zu einem konsolidierten Abschluss des Konzerns bzw. der Unternehmensgruppe. Somit sind im Arbeitsalltag für den gemeinsamen Abschluss alle relevanten Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen zu erfassen, aufzubereiten und zu konsolidieren. Die Verantwortlichen müssen sich nicht nur mit unterschiedlichen Datenformaten, sondern auch mit divergierenden Standards und Systemen auseinandersetzen. Bei der Konsolidierung der Daten müssen Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sein.
So kann die richtige Software unterstützen:
Ein zentrales Datenmanagementsystem bzw. eine Softwarelösung für das gesamte Konzernrechnungswesen, wo alle Daten aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen zusammenlaufen und ausgewertet werden können, ist das geeignete Mittel, um den Herausforderungen zu begegnen.
Hilfreiche Funktionen sind u.a.
- Die Software hilft dabei, Fehler zu reduzieren und die Datenintegrität zu gewährleisten
- Sie erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und verbessert die Entscheidungsfindung
- Der Zugriff auf konsolidierte und standardisierte Daten aus allen Unternehmensbereichen ist jederzeit möglich
- Eine zentrale Datenquelle bietet Einblick in alle Geschäftsbereiche und hilft bei der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen
In dem Beispiel der Textil GmbH erfolgt die Auswertung nach Geschäftsfelder und Geschäftseinheiten. So lassen sich diese im Konsolidierungsprozess optimal abbilden und zusammen und getrennt betrachten. Auch eine Segmentierung nach regionalen Kriterien, Geschäftstätigkeiten, Berichtslinien etc. lassen sich sehr gut clustern und auch konsolidiert monitoren. Komplexe Datenstrukturen lassen sich somit optimal darstellen und auswerten. Im Bereich der Non-Profit-Organisationen ließe sich die Unternehmensstruktur z.B. im 4-Sphärenmodell clustern, d.h. Ideeller Bereich (eigentlicher Zweck der Organisation), Vermögen, Zweckbetrieb (zum Stützen des ideellen Zwecks) und Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (wo das Unternehmen als Mitbewerber zu Wirtschaftsunternehmen steht).
Compliance und regulatorische Anforderungen erfüllen
Die Erfüllung von Compliance- und regulatorischen Anforderungen (HGB, IFRS) ist eine der größten Herausforderungen bei der Konzernkonsolidierung. Komplexe rechtliche Vorschriften können leicht zu Fehlern führen, wenn sie nicht sorgfältig befolgt werden. Eine effiziente Konzernkonsolidierung setzt eine fundierte Kenntnis der Gesetze und Vorschriften voraus. Es ist daher wichtig, immer auf dem neuesten Stand der aktuellen Regelungen zu sein. Nur so kann eine sichere Konsolidierung nach verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften wie HGB, StR, IFRS oder US-GAAP erfolgen.
So kann die richtige Software unterstützen
Eine Rechnungswesen Software, die für die Konzernkonsolidierung genutzt wird, sollte selbstverständlich alle individuellen Compliance-Anforderungen abdecken. Es ist darauf zu achten, dass die Software über ein Wirtschaftsprüfertestat verfügt.
Hilfreiche Funktionen sind u.a.
- Vollwertige Konsolidierungsmandanten unterstützen bei der Abbildung von Teilkonzernen
- Automatische Übermittlung an die Steuerbehörden z.B. Umsatzsteuervoranmeldungswerte je Organschaft, Dauerfristenverlängerung und zusammenfassende Meldung.
- Plausibilitätsprüfung der Rechtsnormen nach HGB, StR, IFRS und US-GAAP und die Möglichkeit die verschiedenen Rechnungslegungsformen parallel dazustellen und auszuwerten
- Einfache Berechnung des Firmenwerts ohne manuelle Korrektur
- Darstellung der Konzernentwicklung über mehrere Jahre inkl. konsolidierter Planwerte für die Zukunftsbetrachtung
- Direkte Auswertung und detaillierter Buchhaltungsnachweis für Rechtskreise unter Berücksichtigung der Rechtsnormen ohne Überleitungsrechnung
- Automatisierter Belegfluss im Bereich der Intercompany-Buchungen
- Automatisches Update der Software, wenn sich gesetzliche Themen/Compliance-Anforderungen verändern
Zeitliche Vorgaben einhalten
Der Konsolidierungszyklus kann neben einer jährlichen Anforderung auch enger getaktet sein, z.B. quartalsweise oder monatlich. Wie begegnen Sie diesen Herausforderungen? Ein übereilter Konsolidierungsprozess führt zu Fehlern, die später Zeit und Ressourcen für die Korrektur erfordern. Gründe dafür können sein, dass einfach zu spät begonnen wurde, die interne Kommunikation nicht gut funktioniert, Wissen fehlt oder auch die eingesetzte Rechnungswesen Software den Konsolidierungsprozess nicht optimal unterstützt.
So kann die richtige Software unterstützen
Wie Software im Konsolidierungsprozess zeitsparend unterstützen kann, zeigen die folgenden Beispiele aus dem Diamant/4 Rechnungswesen.
Ein Mandantencockpit schenkt den Verantwortlichen einen zentralen Überblick über alle Mandanten. Somit sind Status und Handlungsbedarf für alle Beteiligten jederzeit erkennbar. Es kann dabei helfen, die Kommunikation zu koordinieren und zu optimieren. So kann jeder auf dem Laufenden bleiben und den Status des Konsolidierungsprozesses überprüfen, wer sich wo im Konsolidierungsprozess gerade befindet.
Das Konzerndashboard bildet alle zugehörigen Prozesse ab und gibt den Mitarbeitenden eine sehr gute Übersicht.
Mitarbeitende nicht vergessen
Fachliches Knowhow aufbauen
Im Unternehmen gibt es idealerweise ein eigenes Experten-Team, das sich mit der Thematik der Konzernkonsolidierung besonders gut auskennt. Dazu gehört zum einen die fachliche Kompetenz, u.a. hinsichtlich rechtlicher Vorschriften. Regelmäßige Schulungen helfen den verantwortlichen Mitarbeiter*innen, in Sachen der Konzernrechnungslegung auf dem Laufenden zu bleiben. Das Team ist verpflichtet verlässliche Quellen zu kennen, welche Vorschriften und Pflichten es gibt, welche neu oder geändert worden sind.
Möglichkeiten der Software effizient einsetzen
Die beste Software nützt nichts, wenn Mitarbeitende diese nicht bedienen können. Die Basis für die Konsolidierung beginnt streng genommen schon mit den entsprechendem vollständigen (manuellen oder automatisierten) Kontierungen schon in der laufenden Tagesarbeit im gesamten Rechnungswesen. Beispiele sind hier:
- Intercompany-Leistungen müssen richtig verbucht (Identifikation der Gegenbuchung im empfangenden Mandanten) werden
- Bewegungsarten für automatische Ermittlung der Konzernbilanzanlagen / Spiegel (Eigenkapital-, Rückstellungs-, Anlagenspiegel)
- Hinterlegte Kontierung für den Bilanzausweis (z.B. sep. Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten gegen Verbunde Unternehmen)
- Wichtig sind somit bestimmte Basiseinstellungen in den vorgelagerten Verfahren (ERP, Billing, etc.)
Somit sollten alle Mitarbeitenden, die am Konsolidierungsprozess beteiligten, sind und/oder diesem zuarbeiten ausreichend geschult sein. Nur so kann die volle Leistungsfähigkeit der eingesetzten Rechnungswesen Software ausgeschöpft werden. Wenn Bedarf vorhanden, ist zeitnah zu prüfen, ob es entsprechende vor Ort und/oder digitale Schulungsformate gibt.
Die interne Kommunikation nicht unterschätzen
Die interne Kommunikation spielt bei der Konzernkonsolidierung eine entscheidende Rolle. Eine klare und effektive Kommunikation kann Missverständnisse zwischen den beteiligten Abteilungen und Tochtergesellschaften vermeiden und den Prozess beschleunigen. Die folgenden Themen sind wichtig:
- Einbeziehung und Information alle beteiligten Abteilungen und Teams
- Realistische Zeitpläne aufstellen und bei drohenden Terminüberschreitungen gegensteuern
- Aufgaben priorisieren
- Klare Verantwortlichkeiten festlegen
- Bei Bedarf zeitnah externe Unterstützung hinzuziehen
Fazit
Eine Software kann die Konzernkonsolidierung optimal unterstützen, wenn diese die Anforderungen des Unternehmens ganzheitlich abdeckt. Mitarbeitende müssen im Umgang mit der Software geschult werden, sonst verpufft der Mehrwert. Laut der bereits genannten BARC-Studie erfordert eine zukunftssichere Berichterstattung eine verbesserte Orchestrierung, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit. Dies ist allerdings nur schwer zu gewährleisten, wenn die Daten aus verschiedenen Quellen in unterschiedlichen Formaten mit unterschiedlichen Berechnungen stammen.
