Was ist ein Management Reporting? Und warum sind sie wichtig?
Das Management Reporting nimmt eine besondere Rolle in der Unternehmenssteuerung ein. Es liefert zahlreiche Daten und Diagramme, auf deren Grundlage die Unternehmensgeschicke analysiert und gelenkt werden. Verantwortlich für die Erstellung zeigt sich oftmals die kaufmännische Abteilung, die mit Hilfe von Rechnungswesen- und/oder Business Intelligence-Software die Berichte zur Verfügung stellt.
Zentrale Management Reportings sind beispielsweise die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung oder die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). In der BWA werden für das Unternehmen relevante Kennzahlen dargestellt, beispielsweise zu Umsätzen, Überschüssen, aber auch Anlagen (siehe Grafik). Welche Reportings ein Unternehmen benötigt, hängt oftmals von ihren Zielen bzw. von den Bedürfnissen der Adressaten ab. Sehr beliebt sind Kennzahlen-Dashboards zu Auslastung, Personalkosten, aber auch Mandanten-Cockpits, um Firmen mit mehreren Standorten zu vergleichen oder Offene Posten schneller zu verwalten.
Vorteile von digitalen Management Reportings
Digital ist besser? In diesem Fall schon: Digitale Dashboards haben gegenüber ihren analogen Vertretern enorme Vorteile. Während die einen oftmals im Schrank verstauben, sind die anderen stetig erreichbar und gehen sogar noch einen Schritt weiter: Sie liefern Echtzeitdaten. Durch diese neugewonnene Transparenz können Sie die Unternehmensentwicklung besser verstehen und proaktiver planen.
Weitere Vorteile von digitalen Management Reportings
- Echtzeitdaten
- Bessere und flexible Darstellung von Kennzahlen (KPIs) möglich
- Ein zentrales Set an KPIs verbessert das Engagement der Mitarbeiter sowie den künftigen Unternehmenserfolg
- Objektive Bewertung der eigenen Maßnahmen und Entscheidungen auf der Grundlage von Daten
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen durch einheitliche Daten
- Eindeutige Benchmarks mit internen sowie externen Kennzahlen
Die Vorteile von digitalen Management Reportings liegen klar auf der Hand. Aber was ist bei ihrer Erstellung zu beachten? Wie finden Sie heraus, welche Kennzahlen für die Geschäftsführung wichtig sind? Die folgenden fünf Schritte helfen Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Reportings.
Schritt 1: Ziele und Zielgruppe definieren
Im ersten Schritt holen Sie die Anforderungen der Adressat*innen ein, für die das Reporting gedacht ist. Klären Sie ab, wie ausführlich der Bericht werden soll, welche Kennzahlen gewünscht sind und wie sie aufbereitet werden sollen (Beispiele: Soll-Ist-Vergleiche, Diagrammart). Wird eine besonders kurze Darstellung erwartet, gilt es abzuklären, auf welchen Kennzahlen die Priorität liegt und welche weggelassen werden können. Abschließend definieren Sie ein Intervall, in dem das Reporting vorliegen soll und einen Adressatenkreis, für den Sie das Reporting erstellen.
Schritt 2: Daten aufbereiten
Prüfen Sie die Machbarkeit der Kennzahlen und Anforderungen an das Reporting. In Diamant/4 rufen Sie das Business Reporting auf und erstellen den gewünschten Report komplett ohne IT-Unterstützung selbstständig. Im besten Fall sind die internen Softwaresystme miteinander vernetzt und schaffen so die Grundlage für bereichsübergreifende Auswertungen.
Schritt 3: Daten visualisieren und Designrichtlinien etablieren
Als Autor*in müssen Sie Ihre Leser an die Hand nehmen. Denn nur, wenn Daten auch interpretiert werden können, hat das Reporting seinen Zweck erfüllt. Die Devise lautet daher: Vermeiden Sie Komplexität und beschränken Sie sich auf die für den Betrachter relevanten Auswertungen. Das Reporting braucht eine klare unmissverständliche Gestaltung, damit die Leser*innen Informationen schnell erfassen können.
Gestalterische Grundlagen für Reportings
- Farben und Typografie des Corporate Designs nutzen
- Informationsblöcke optisch abgrenzen
- Grafiken statt Tabellen
- Ampelfarben zur Visualisierung von Status oder Risiken
- Einzelne wichtige Kennzahlen statt Vollständigkeit
Schritt 4: Ergänzende Kommentare erhöhen das Verständnis der Zahlen
Sind Kennzahlen und ihre Darstellung definiert, geht es an den Feinschliff: Die Kommentare. Während manche Leser*innen nicht auf erklärende Kommentare oder Interpretationen angewiesen sind, benötigen andere mehr Führung. Ergänzende Kommentare erhöhen in jedem Fall das Verständnis der Zahlen. Sie bringen Transparenz in kaufmännische Prozesse und schaffen Zusammenhänge, wo vorher keine waren. Ein Beispiel: „Der Rückgang des Umsatzes ist saisonalen Schwankungen unterworfen. Das lässt sich auch am Vorjahresvergleich ablesen.“
Schritt 5: Reporting an veränderte Bedürfnisse anpassen
Mit einer guten Rechnungswesen- und Controlling-Software haben Sie die technische Grundlage für ein informatives Reporting. Aber das heißt noch lange nicht, dass Sie am Ziel angelangt sind. Ihre Zahlen-Dashboards müssen stets beobachtet werden. Behalten Sie unerwartete Zahlen im Blick – und das am besten, bevor Sie den Bericht für andere freigeben.
Doch Sie sollten nicht nur mit den Daten sensibel umgehen. Es kann schnell passieren, dass sich die Bedürfnisse Ihrer Leser*innen verändern. Dann muss beispielsweise der Verteiler angepasst werden. An anderer Stelle muss eventuell anders visualisiert werden. „Beständig ist nur der Wandel“, heißt es. Das trifft auch auf Management Reportings zu.
Fazit: Mit verständlichen Berichten die Geschäftsführung informieren
Wie sollten Management Reportings bestmöglich aufbereitet sein? In jedem Fall helfen Ihnen hier drei Prinzipien weiter:
- Eindeutige Zahlen-Dashboards erhöhen die Transparenz und die Verständlichkeit der Kennzahlen.
- Weniger ist mehr: Je komplexer ein Reporting aufbereitet ist, desto mehr Zeit brauchen seine Adressat*innen, um die dargestellten Informationen zu verarbeiten.
- Beständig ist nur der Wandel: Fragen Sie regelmäßig Ihre Leser*innen, ob Inhalte und Darstellung verständlich und zeitgemäß sind.
Erfahren Sie hier, wie Sie mit dem Diamant/4 Business Reporting eigene Management Reportings erstellen können.
