Was ist Mandantenfähigkeit?
Eine Software ist mandantenfähig, wenn mehrere Mandanten gleichzeitig in einer Software oder auf einem Server über einen Nutzer verwaltet werden können.
Beispiel: Mittelstand
Ein mittelständischer Lebensmitteldiscounter möchte ein Benchmarking seiner Filialen. Die Kennzahlen lassen sich in Excel oder bequem in einer Rechnungswesen-Software gegenüberstellen. Graphen und Diagramme erleichtern es, Trends oder Handlungsbedarfe zu erkennen. Das bringt einen ungeheuren Effizienzvorteil, da Handlungsbedarf oder offene Aufgaben schneller zugeordnet und Konflikte schneller gelöst werden können.
Beispiel: Konzern
Der Mutterkonzern möchte für seine Tochterfirmen einen Monatsabschluss machen. Die Tochterfirmen werden als eigenständige Mandanten geführt und haben nur Zugriff auf ihre eigenen Daten. Für den Mutterkonzern werden Zugriffsrechte vergeben, die es erlauben einen Überblick über alle Tochterfirmen (Mandanten) zu gewinnen.
Welche Herausforderungen haben Organisationen mit mehreren Mandanten?
Aus Sicht der Buchhaltung
Sie arbeiten mit einer Buchhaltungssoftware und möchten die Offenen Posten Ihrer Debitoren erfahren. Normalerweise müssen Sie dafür den Mandanten wechseln, den Status recherchieren, sich diesen merken um dann gegebenenfalls eine Änderung im Ursprungsmandanten vornehmen. Dieser Prozess wiederholt sich immer wieder. Viele Unternehmensgruppen kämpfen mit hohen manuellen Aufwänden, vor allem bei Offenen Posten, im Monats- oder Jahresabschluss oder bei Intercompany-Buchungen. Die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten ist aufwendig und der Status einzelner Aufgaben oftmals unklar. Eine mandantenfähige Rechnungswesen-Software macht es möglich schnell und einfach zwischen Mandanten zu wechseln und alle Aufgaben im Tagesgeschäft zeitsparend zu erledigen.
Aus Sicht der kaufmännischen Entscheider
Controllen, den Überblick behalten und stets auskunftsfähig sein: CFOs und andere kaufmännische Leiter*innen sind weniger im Tagesgeschäft unterwegs, aber immer auf verlässliche Zahlen und eine größtmögliche Übersicht angewiesen. Dank Mandantenvergleich stellen sie Kennzahlen, Charts und Berichte aus unterschiedlichen Mandanten direkt gegenüber – ohne lästiges Zusammenkopieren aus verschiedenen Quellen.
Mit mandantenfähiger Buchhaltungssoftware erfahren Sie eine deutliche Erleichterung im Arbeitsalltag. Mehrere Mandanten können effizient verwaltet werden. Mal eben in einem anderen Mandanten springen um einen Buchungseingang zu kontrollieren? Das geht mit wenigen Klicks. Die zuvor geöffneten Reiter des Ursprungsmandanten bleiben geöffnet und Sie können beim Sprung zurück an der gleichen Stelle weiterarbeiten. Das spart Zeit und gibt Sicherheit im Arbeitsalltag.
- Firmen aus dem Mittelstand
- Unternehmensverbünde mit Filialstrukturen und/oder Tochterfirmen
- Unternehmensverbünde aus dem Sozialwesen
- Organisationen aus dem Non-Profit-Umfeld
- Krankenhäuser
- Konzerne
- Sicht- und Schreibrechte für Nutzer können auf einzelne Mandanten begrenzt werden
- Mehr Transparenz im Unternehmensverbund: Werten Sie Tochterfirmen, Filialen und Abteilungen aus
- Besseres Abbilden der eigenen Organisationsstruktur
- Schneller Handlungsbedarf erkennen
- Stapelverarbeitung: Eine Aktion auf mehrere Mandanten anwenden
- Einfaches Handling mehrerer Mandanten im Tagesgeschäft
- Benchmarking von Organisationseinheiten auf einen Blick
- Schneller zum Konzernabschluss dank übersichtlicher Dashboards
Zentrale Stammdaten schaffen eine homogene Datenbasis, die für mehr Transparenz und eine höhere Vergleichbarkeit zwischen den Mandanten sorgt. So kann beispielsweise der Kontenrahmen für alle Mandanten zentral vorgegeben werden. Das muss nicht heißen, dass gewisse Abweichungen auf Mandantenebene ausgeschlossen sind. Dennoch entfällt das manuelle Anlegen und Nachpflegen und die Abstimmungsprozesse innerhalb des Unternehmensverbunds werden erleichtert. Dies bietet auch die optimale Basis für ein aussagekräftiges Reporting.
- Firmenübergreifende Auswertungen geordnet nach Tochterfirmen, Filialen, Abteilungen etc.
- Internes Benchmarking der BWA, GuV oder Kostenstellen (mit konsolidierter Sicht)
- Monats- oder Jahresabschlüsse controllen
- Abbilden der eigenen Organisationsstruktur
Eine mandantenfähige Buchhaltungssoftware muss keinesfalls bedeuten, dass jeder Nutzer Einsicht in alle Mandanten hat und Erfassungen überall vorgenommen werden können. Zugriffsrechte können genutzt werden, um Mandanten auszublenden. So sind nur die für den Benutzer relevanten Mandanten zu sehen und es bleibt sehr übersichtlich.
Der Fast Close ist die beschleunigte Erstellung des Jahresabschlusses. Eine gute Vorbereitung und etablierte Abschlussprozesse sind dafür essenzielle Voraussetzungen. Sollten Sie den Fast Close für mehrere Filialen oder Tochterfirmen machen, helfen Ihnen die Stapelbearbeitungen, Mandantencockpits oder -vergleiche.
Um keine Aufgaben zu vergessen, helfen individualisierbare Dashboards mit allen durchzuführenden Aufgaben im Jahresabschluss. Das Mandantencockpit gibt einen Überblick zum Status verschiedener Aufgaben in sämtlichen Mandanten und erlaubt das Schließen der Wirtschaftsperiode für ausgewählte Mandanten mit wenigen Klicks. Intercompany-Buchungen lassen sich schnell eliminieren und ein homogener Datenbestand sorgt für weniger Abstimmungsaufwand.
Diamant/4: Die Lösung für Ihre Mandanten
Diamant/4 erleichtert Ihnen die Buchhaltung mehrerer Mandanten: Sie sparen Aufwände für Routinen ein und profitieren von mehr Transparenz.
- Effizientes Tagesgeschäft: Einfaches Handling mehrere Mandanten
- Transparentes Business Reporting: Benchmarking von Organisationseinheiten
- Flexible Automatisierung: Befreit Sie von zeitraubenden Routinen
- Schnell zum Konzernabschluss: Sicherer und nachvollziehbarer Prozess
- Lückenloser Belegfluss: Zeitsparende Intercompany-Buchungen
- Transparentes Mandantencockpit: Werten Sie Tochterfirmen, Filialen und Abteilungen aus
