Die Bedeutung der nahtlosen Systemvernetzung
Eine umfassende Integration ermöglicht es, das Rechnungswesen als zentrale Quelle für Auswertungen und Entscheidungen zu nutzen, da es einen kompletten Überblick über die finanziellen Aspekte des Unternehmens bietet. Dennoch sind in vielen Unternehmen die Systeme im Rechnungswesen noch immer isoliert von anderen Geschäftsanwendungen, was zu Dateninseln führt, die weder effizient noch strategisch nutzbar sind.
Die Fallstricke der unzureichenden Vernetzung
Laut der aktuellen Studie „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung“ sind die größten Zeitfresser in Unternehmen auf unzureichende Vernetzung zurückzuführen.
Zu den zeitintensivsten Aktivitäten gehören manuelle Dateneingabe (45,8 %), das Zusammenführen von Informationen (41,6 %), Datensuche und -abgleich (33,7 %), mehrfache Dateneingabe (26,2 %) sowie die manuelle Berichtserstellung (22 ,3 %). Diese Tätigkeiten nehmen einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch und beeinträchtigen somit die Effizienz und Produktivität des Unternehmens.
Zusammengefasst ergeben sich folgende Herausforderungen bei fehlender oder zu geringer Vernetzung:
- Dateninkonsistenzen: Ohne Vernetzung müssen verschiedene Abteilungen identische Daten manuell in separate Systeme eintragen. Dies kann zu Fehlern und falschen Finanzberichten führen.
- Doppelte Datenerfassung: Diese Praxis ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch demotivierend. Sie binden Ressourcen, die besser für analytische oder strategische Aufgaben genutzt werden könnten, und erhöhen das Risiko von Diskrepanzen zwischen den Systemen.
- Manuelle Fehler: Die manuelle Übertragung zwischen Systemen und Abteilungen ist anfällig für Fehler, die von einfachen Tippfehlern bis zu schwerwiegenden finanziellen Fehlern reichen können.
- Zeitverlust: Redundante Aufgaben und Fehlerkorrekturen führen zu ineffizientem Ressourceneinsatz und verhindern wertschöpfende Aktivitäten, wie die Optimierung von Finanzstrategien oder die Unterstützung operativer Entscheidungen.
Integration muss nicht schwierig sein
Bei der Integration von Rechnungswesensoftware in ein bestehendes Systemlandschaft ist es entscheidend, dass die Software bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt, um einen reibungslosen und zukunftssicheren Datenaustausch zu gewährleisten.
- Eine der Kernanforderungen ist die Verwendung offener, standardisierter Schnittstellen wie REST APIs oder GraphQL. Diese ermöglichen es, Daten effizient mit anderen Systemen – darunter Faktura, ERP, Analyse- und Reporting-Tools sowie Lohn-, PPS- und Planungssoftware – auszutauschen.
- Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Architektur der Software. Eine modulare, auf Microservices basierende Struktur bietet die Flexibilität, sich schnell an neue Technologien und Geschäftsanforderungen anzupassen. Dies ist besonders wichtig in einer sich ständig verändernden digitalen Landschaft.
- Die Datenintegration selbst muss ebenso nahtlos erfolgen. Unterstützung für gängige Datenformate wie XML und JSON sowie die Fähigkeit, mit Cloud-basierten Datenbanken zu arbeiten, sind unerlässlich für die effiziente Verarbeitung und Konsistenz der Finanzdaten.
- Zuletzt darf die Sicherheit nicht vernachlässigt werden. Robuste Sicherheitsprotokolle und die Einhaltung von Datenschutzstandards wie der GDPR sind entscheidend, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Insgesamt bietet eine Software, die diese Aspekte berücksichtigt, nicht nur eine effektive Lösung für heute, sondern ist auch robust genug, um zukünftige Herausforderungen zu meistern und bietet somit eine nachhaltige Investition in die technologische Infrastruktur eines Unternehmens.
Lesen Sie auch den 2. Teil des Blogs „Von der isolierten Buchführung zur strategischen Zentralität: Der Best of Breed-Ansatz im Rechnungswesen“.
Studie 2024
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Die Realität zeigt, dass die kaufmännischen Abteilungen sich in einer digitalen Grauzone bewegen. Dies regt mit Blick auf die aktuellen Herausforderungen zum Nachdenken an.
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