Rechnungswesen aus der Cloud: Sicher und wenig Aufwand
Mit der Umstellung auf digitale Lösungen konnten viele Unternehmen in den letzten Jahren ihre Arbeitsabläufe verbessern, vereinfachen und zentrieren. Daten werden wertvoller und müssen geschützt werden. Doch hier besitzen Unternehmen oft eine Schwachstelle. Viele kleine und mittelgroße Unternehmen schützen sich gar nicht oder nur unzureichend gegen Cyberattacken.
Verlagerte Schwachstelle: Daten als Wirtschaftsgut
Der bewährte Tresor gilt in vielen Unternehmen noch immer als Schutzmechanismus Nummer eins für Unternehmenswerte – so lange diese materiell sind. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Abläufen, Prozessen und Kommunikation rückt ein weiteres schützenswertes Gut immer mehr in den Mittelpunkt: Daten in jedweder Form.
Wirft man einen Blick auf die Wirtschaftskriminalität heute, so wird schnell deutlich, dass Cyberangriffe weitaus häufiger vorkommen als jedes andere Vergehen. Laut einer aktuellen Studie zur IT-Sicherheit geben zwei Drittel der befragten Unternehmen an, stark von ihren technischen Diensten abhängig zu sein. In vielen Fällen werden diese lokal bereitgestellt (On-Premises-Betrieb) – besonders hier sollte man meinen, läge die Messlatte für IT-Sicherheit in den Unternehmen besonders hoch.
Cloud Status quo im Mittelstand: Nachholbedarf
Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) gab nun eine Studie in Auftrag, in der Forsa knapp 300 deutsche mittelständische Unternehmen zu ihren digitalen Sicherheitsvorkehrungen befragte. Die Ergebnisse lassen aufhorchen: Nur 16 Prozent der Umfrageteilnehmer treffen zehn essenzielle Maßnahmen, die jedes Unternehmen des Mittelstandes treffen sollte. Dazu zählen beispielsweise:
- eine regelmäßige Datensicherung
- sichere und personalisierte Passwörter
- aktualisierte Virenscanner
Oft wurden sogar Administratorenrechte unbedacht an ungeschulte Mitarbeiter vergeben. Die Ergebnisse im Detail und die Studie als PDF können hier (Link auf Seite der GDV) eingesehen werden.
Im Visier der Cyber-Kriminellen
Wirft man einen Blick auf aktuelle Zahlen, so erkennt man schnell, dass der Mittelstand noch immer sehr verhalten bei der Nutzung von Cloud-Services ist. Angesichts dessen, dass ein Großteil der IT-Sicherheitsproblematiken „hausgemacht“ sind, ist dies nur schwer nachvollziehbar. Was viele Unternehmen nicht wissen: die Cloud ist nicht per se unsicher. Moderne Rechenzentren überzeugen heute durch enorm wichtige Sicherheitsaspekte wie beispielsweise:
- Hosting der Daten zu 100% in Deutschland nach deutschem Datenschutzrecht
- Zertifizierung nach ISO 27001 für maximale Daten- und Informationssicherheit
- Mehrfach unabhängig gesicherte Backups
- Verschlüsselter Datenzugriff
- Hoher Schutz vor Einbruch, Feuer und Vandalismus
Die wenigsten Mittelständler in Deutschland haben die personellen, finanziellen und zeitlichen Ressourcen, um vergleichbare Standards schaffen zu können. Warum seine Daten nicht gleich einem professionellem Cloud-Anbieter anvertrauen?
Die Cloud: eine Betriebsform mit vielen Vorteilen
Allein der Sicherheitsaspekt sollte schon Argument genug sein, um IT-Ressourcen (dazu gehört auch eine Rechnungswesen-Software) in der Cloud zu betreiben. Hinzu kommen zwei weitere oft unbekannte Faktoren: Einfachheit und Ökonomie. Eine stabile, performante Anbindung ans Internet ist die kleinste notwendige Voraussetzung, die im Unternehmen vorliegen muss, um Software aus der Cloud zu nutzen (Linktipp: Schritt für Schritt zur Buchhaltung aus der Cloud).
Kostenseitig schlagen im Cloudbetrieb das (monatliche) Nutzungsentgeld, die technische Einrichtung und eventuelle kundenspezifische Anpassungen zu Buche. Im lokalen Betrieb summieren sich zunächst die Anschaffungskosten für Hardware und Softwarelizenzen sowie deren Implementierung mit kundenspezifischem Customizing. Danach laufen “versteckte” Kosten auf, die im Mittelstand oft nicht erfasst werden: die Kosten für die lokale Administration, Software-Updates, die Wartung von Hardware, Netzwerk und Datenbanken, Schulungen der internen IT… Hier entsteht schnell ein Vielfaches der Betriebskosten für eine Cloud-Lösung.
Ganz nebenbei: Für die interne IT steht eine komplexe Ressource (mit vielen Abhängigkeiten) weniger auf dem „Pflegeplan“ – die Mitarbeiter können sich so auf Innovationen konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen. Es gibt also viele Gründe, den Cloudbetrieb als ernsthafte Alternative in die Diskussion zu nehmen (Linktipp: Fallstudien: Rechnungswesen aus der Cloud im Mittelstand).
Cloud, KI und Blockchain: Wie werden wir in Zukunft arbeiten?
Megatrends im Rechnungswesen: Vom Gipfel der überzogenen Erwartungen bis zum Plateau der Produktivität. Wir ordnen ein, womit Sie sich in nicht ganz so ferner Zukunft auseinander setzen.
