1. Die richtige IT-Strategie wählen
Als potenziell unendlicher Prozess braucht die digitale Transformation frei kombinierbare Lösungen. Sollten Unternehmen also auf die jeweils beste Software für einen Geschäftszweck setzen (Best-of-Breed-Ansatz)? Oder doch alle Anwendungen in einem einzigen ERP-System abbilden? Vor dem Cloud-Zeitalter sprach manches für den ERP-Ansatz. Es war für Unternehmen praktikabler, ein Komplettpaket zu kaufen, als eine IT-Landschaft mit vielen einzelnen Lösungen zu verwalten. Heute sieht das anders aus. Eine nahtlose Integration – und damit der nahtlose Datenfluss innerhalb des Unternehmens – lässt sich mit einem Best-of-Breed-Ansatz schnell und einfach sicherstellen. Anwendungen von verschiedenen Herstellern, Betriebssystemen, Datenbanken und Programmiersprachen „kommunizieren“ miteinander. Es entsteht eine hochagile und zugleich integrierte IT-Landschaft, die aus den funktional besten Lösungen besteht. Anders als mit einem ERP-System lassen sich einzelne Lösungen schnell einführen und modifizieren – ein klarer Pluspunkt, wenn Unternehmen plötzliche Bewegungen am Markt abfedern wollen. Unter dem Strich bleiben Firmen mit Lösungen für spezifische Geschäftszwecke (bspw. Rechnungswesen, Warenwirtschaft, CRM) unabhängig und flexibel.
2. Das eigene Datenmodell unter die Lupe nehmen
Der kaufmännische Bereich gewinnt durch die Digitalisierung an strategischer Bedeutung. Automatisierte Prozesse übernehmen die Steuerung der bislang zeitfressenden, manuellen Aufgaben im Rechnungswesen und Controlling. Zahlen zusammentragen, Reportings aufbereiten und daraus Handlungsempfehlungen für den eigenen Bereich und das Unternehmensmanagement ableiten – das nahm bisher einen Großteil der täglichen Arbeit ein. Doch was nützen eine bidirektionale Excel-Integration, ein automatisiertes Berichtswesen, eine intelligente Kosten- und Leistungsrechnung oder ein Business-Intelligence-Tool, wenn die Datenbasis nicht stimmt? Das eigene Datenmodell ist der entscheidende Erfolgsfaktor, um von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Es ist darum konsequent auf den Prüfstand zu stellen, damit Unternehmen im kaufmännischen Bereich von den neuen Möglichkeiten profitieren.
3. Prozesse, Funktionen und Anforderungen hinterfragen
Das Vorhaben manuelle Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, bietet Unternehmen die Chance, ihre Prozesse zu hinterfragen und zu überdenken. Was läuft in den Geschäftsprozessen rund? Was lässt sich noch einfacher und effizienter gestalten? Gibt es akute Probleme? Wie unterstützt die eingesetzte Lösung aktuelle Prozesse? Kann diese flexibel genug zum Einsatz kommen um zukünftige Anforderungen ebenfalls abzudecken? Beispielsweise kann sich durch neue Geschäftsbereiche das eigene Geschäftsmodell ändern. Das zieht neue Anforderungen an Konsolidierungsprozesse und ein unternehmensweites Reporting nach sich. Wenn Unternehmen plötzlich in Konzernstrukturen denken müssen und das Rechnungswesen und Controlling einer Tochter anbinden wollen, sollte eine Softwarelösung diese Möglichkeit mitbringen. Zukunftsfähige Softwarelösungen sind modular aufgebaut. So lassen sich einzelne Komponenten leicht anbinden.
4. Steigende Anforderungen an Compliance erfüllen
Die Digitalisierung von Prozessen bringt zunehmend rechtliche und gesetzliche Fragen mit sich, und das weit über die DSGVO hinaus. Im Rechnungswesen ist das Rechnungseingangsmanagement das Paradebeispiel: Ein definierter Workflow sorgt dafür, dass vom Rechnungseingang bis zur Ablage der Rechnung alles digital abläuft. Das gelingt nur mit einem ganzheitlichen Berechtigungskonzept, einer gesetzlich geforderten Verfahrensdokumentation und der revisionssicheren Ablage in einem Cloud-Archiv. Wird einem Unternehmen ein Software-Testat zur Verfügung gestellt, ist dies ein erstes Indiz, dass der Softwareanbieter das Thema Compliance nicht auf die leichte Schulter nimmt. Der Hersteller unterzieht seine Software einer ausführlichen Prüfung durch eine unabhängige Prüfungsgesellschaft. Das Testat bescheinigt die korrekte Anwendung der Basisfunktionalitäten. Manche Hersteller lassen sich zu den Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung zusätzlich die einzelnen (fachlichen) Module sowie die Dokumentation und Sicherheit der Rechnungswesensoftware testieren. Es ist stets zu prüfen, welchen Umfang das Testat hat und welche Themen es abdeckt.
5. Integrationsfähigkeit prüfen
Software für Rechnungswesen und Controlling muss mit anderen Systemen im Unternehmen kommunizieren. Es ist zu prüfen, welche Schnittstellen bereits vorhanden sind und wie einfach sich diese an vor- und nachgelagerte, bestehende und/oder neue Systeme ankoppeln lassen, um durchgängige Prozesse zu erreichen. Nur mit durchgängigen Prozessen innerhalb der Systeme lassen sich Prozesse digitalisieren und automatisieren.
6. Mitarbeiter ins Boot holen
So wie sich der kaufmännische Bereich verändert, ändern sich auch die Rolle der Mitarbeiter. Der kaufmännische Bereich liefert zukünftig mehr als Zahlen. Er trägt aktiv zur Unternehmenssteuerung bei und liefert die Basisinformationen für strategische Entscheidungen. Die Mitarbeiter sind von Anfang an mitzunehmen, damit der Sprung in das digitale Zeitalter des Rechnungswesens gelingt.
