Tipp 1: Setzen Sie in der Regel auf Standard für das Rechnungswesen Programm
Unternehmen mit sehr speziellen Anforderungen, großem Budget und ausreichend IT-Ressourcen können in Erwägung ziehen, sich eine Software maßschneidern zu lassen. Allerdings ist die Entwicklung einer Individualsoftware zeitaufwendig. Und für das Rechnungswesen aufgrund der komplexen Prozesse und Anforderungen nicht zu empfehlen, die durch den Gesetzgeber stark reglementiert sind. Jede Änderung müsste vom Unternehmen selber finanziert werden. Standardsoftware dagegen ist sofort verfügbar und deutlich kostengünstiger, weil sich die Entwicklungskosten auf viele Kunden verteilen. Zum Beispiel bei gesetzlichen Anpassungen. Sie ermöglicht die Nutzung von Best Practices und wird vom Hersteller kontinuierlich weiterentwickelt und aktualisiert. Die Basis für die Entscheidung, welche Variante zum Einsatz kommt, ist die Unternehmensstrategie. Aus ihr lässt sich die für die Organisation die richtige IT-Strategie ableiten.
Tipp 2: Mit einer Best-of-Breed-Lösung bleiben Sie flexibel
Viele Anbieter von Business Software bieten ERP-Anwendungssuiten an, die meist auch Buchhaltungsfunktionen enthalten. „Best of Breed “ dagegen bedeutet, IT-Anwendungen verschiedener Hersteller zu kombinieren, um für jeden Bereich – etwa Rechnungswesen, Warenwirtschaft, Produktionssteuerung oder CRM – die Lösung einsetzen zu können, die für die eigenen Anforderungen am besten geeignet ist. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile.
Für das Rechnungswesen mit seinen hohen Compliance-Anforderungen ist eine Best-of-Breed-Lösung meist die bessere Wahl: Sie bietet nicht nur mehr Flexibilität und Unabhängigkeit sowie einen größeren Funktionsumfang – vor allem kommt sie von einem Spezialisten, der sich mit den Themen auskennt und zum Beispiel gesetzliche Änderungen schnell im System abbilden kann.
Tipp 3: Berücksichtigen Sie Anschaffungs-, Betriebs- und Wartungskosten in Ihrem Budget
Wenn Sie Ihre Auswahl auf Budgetverträglichkeit prüfen, müssen Sie verschiedene Punkte berücksichtigen: Wollen Sie die Softwarelizenzen für das Rechnungswesen kaufen, mieten oder leasen? Welche Kosten entstehen für neue Hardware, Implementierung, Betrieb und Wartung? Prüfen Sie ebenfalls, ob die Softwareumgebung aktualisiert werden muss. Dazu gehören im wesentlichen Betriebssystem, Webserver und Datenbanken.
Für viele Unternehmen ist die Nutzung von Software aus der Cloud eine lohnende Alternative. Hier sind keine Investitionen in Lizenzen oder Hardware notwendig, sondern das Anwenderunternehmen zahlt ein Nutzungsentgelt für den Einsatz der Software. Im Gegenzug übernimmt der Anbieter den Betrieb der Software im Rechenzentrum und kümmert sich um die Administration und den IT-Support. Die interne IT wird entlastet. Prüfen Sie diese Alternativen auf jeden Fall.
Tipp 4: Definieren Sie Ihre Anforderungen an das Rechnungswesen Programm
Nehmen Sie sich die Zeit und definieren Sie Ihre Anforderungen an das Rechnungswesen Programm in einem Lastenheft: Welche Funktionen werden benötigt? Gibt es branchenspezifischen Anforderungen an die Funktionen? Möchten Sie nur die Finanzbuchhaltung erneuern oder auch weitere Aufgabenbereiche des Rechnungswesens abdecken zum Beispiel Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung oder weitere Controllingfunktionen? Ist das Rechnungswesen Programm mandantenfähig ? Wie viele Benutzer an wie vielen Standorten sollen mit der Software arbeiten? Nur in Deutschland oder auch im Ausland?
Wie steht es um die Integration bestehender Systeme? Welche Schnittstellen müssen programmiert werden? Welche Daten sollen über Schnittstellen möglichst automatisch verarbeitet werden? Bringt das Programm bereits im Standard konfigurierbare Schnittstellen zur Anbindung der vor- und nachgelagerten Systeme mit, um durchgängige Prozesse zu erreichen? Inwieweit erfüllt die ausgewählte Software auch zukünftige Anforderungen, zum Beispiel die Fähigkeit weitere Prozesse im Rechnungswesen und Controlling zu automatisieren? Wie Sie in 8 Schritten zu einem Anforderungsdokument gelangen, lesen Sie hier.
Tipp 5: Compliance: Achten Sie auf die richtige Zertifizierung
Nicht jedes Programm auf dem Markt entspricht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen an das Rechnungswesen wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Software das tut – denn Sie selbst und nicht Ihr Softwareanbieter sind dafür verantwortlich, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten. Achten Sie darauf, dass das Rechnungswesen umfassend testiert ist, d.h. neben der reinen Buchungsfunktion auch andere Komponenten wie die Anlagenbuchhaltung sowie eventuell benötigte Konsolidierungsfunktionen (Konzernabschluss).
Einige Softwarehersteller lassen ihr Produkt regelmäßig von einer unabhängigen Prüfungsinstanz überprüfen. Der Nachweis erfolgt zum Beispiel durch ein Zertifikat, eine TÜV-Bescheinigung oder ein Software-Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Sie als Anwender im Rechnungswesen können das Software-Testat im Rahmen der Ordnungsmäßigkeitsprüfungen verwenden und ihren eigenen Prüfungsumfang verringern.
Tipp 6: Prüfen Sie die Einführungs- und Customizing-Möglichkeiten
Lassen Sie sich vom Softwareanbieter oder Dienstleister seine Einführungsmethodik erklären und schätzen Sie die erforderliche Zeit ab, damit Ihr neues Rechnungswesen Programm rechtzeitig zur Verfügung steht. Wie ist es dabei um den Support bestellt? Wie hoch ist der voraussichtliche Schulungsaufwand für Ihre Mitarbeiter? Wie steht es um das eigene Know-how der Mitarbeiter? Wie kann intern Wissen aufgebaut werden ohne alles einkaufen zu müssen? Gibt es vielleicht eine Online-Lernplattform? Bei Standardsoftware lassen sich dank breitem Funktionsumfang individuelle Anforderungen meist durch eine einfache Konfiguration abdecken.
Tipp 7: Achten Sie auf kontinuierliche Aktualisierungen des Rechnungswesen Programms
Gerade bei Software für das Rechnungswesen ist eine kontinuierliche Aktualisierung unabdingbar, damit Sie von neuen Funktionen profitieren und bei gesetzlichen Änderungen auf der sicheren Seite sind. Achten Sie also darauf, dass die Software ständig weiterentwickelt wird und regelmäßig Updates angeboten werden. Fragen Sie nach, inwieweit für Sie Kosten anfallen, wenn es Neuerungen in der Software gibt bzw. erfragen Sie die Kondition für das Einspielen von allgemeinen Software-Updates. Es kommt immer häufiger vor, dass Hersteller den Kunden anbieten, die Weiterentwicklung der Software aktiv mitzugestalten. Fragen Sie im persönlichen Gespräch in jedem Fall nach der Möglichkeit bei der Weiterentwicklung mitzuwirken.
Tipp 8: Suchen Sie sich Gleichgesinnte
Treffen Sie eine Vorauswahl, sprechen Sie ausführlich mit den Anbietern und lassen Sie sich die Softwarelösungen persönlich vorstellen. So bekommen Sie einen guten Eindruck vom Anbieter und sehen das Rechnungswesen Programm in Aktion. Niemand kann Software besser beurteilen als die Menschen, die täglich damit arbeiten. Fragen Sie nach konkreten Referenzkunden aus Ihrer Branche. Der Net Promoter Score ist ein hilfreicher Indikator, wie zufrieden Kunden mit dem Anbieter sind.
Tipp 9: Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit
Durch die zunehmende Digitalisierung verändert sich der kaufmännische Bereich derzeit stark und somit auch die Rollen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sind die Rollen bei einem solchen Projekt nicht klar verteilt bzw. Verantwortlichkeiten nicht final geklärt, ist dieses ein klares Projektrisiko. Nehmen Sie Ihr Team, Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit. Stellen Sie sich u.a. folgende Fragen: Wie und wann beziehe ich die Mitarbeiter in das Projekt ein? Welche Rolle nimmt wer ein? Wer ist abteilungsübergreifend noch beteiligt? Wie kann ich als Projektverantwortlicher bzw. Führungskraft den Veränderungsprozess, der durch eine neue Lösung zwangsläufig entsteht, bestmöglich unterstützen?
Tipp 10: Lassen Sie sich auf Ihre neue Rolle ein
Der kaufmännische Bereich verändert sich. Die zunehmenden Möglichkeiten Prozesse zu automatisieren, entlasten das Tagesgeschäft enorm. Sie haben viel mehr Zeit für Auswertungen und Controllingfragen. Somit trägt der kaufmännische Bereich aktiv zur Unternehmenssteuerung bei und liefert die Basisinformationen für strategische Entscheidungen. Buchhalter und Controller werden gleichermaßen zum Berater und Impulsgeber. Damit Sie dieser neuen Rolle gerecht werden können, ist ein passendes Rechnungswesen Programm die Grundvoraussetzung.
