Wachstum braucht effiziente Prozesse, auch im Rechnungswesen
Wurde das Rechnungswesen bei dogado, einem deutschen Cloud- und Hosting-Anbieter mit heute mehr als 190.000 Kunden, nach der Gründung 2001 noch an einen Steuerberater ausgelagert, holte dogado bald mehr und mehr Aufgaben zurück ins eigene Unternehmen. „Die Kundenbasis war einfach zu groß geworden“, berichtet Ralph Cammerrath, CFO bei dogado. „Und je größer man als wird, desto mehr versucht man die Effizienz zu verbessern.“ Durch Übernahmen ist das ehemalige Startup dogado schnell gewachsen, wodurch sich auch interne Abläufe verändert haben.
Der richtige Zeitpunkt für den Wechsel
Wann der Zeitpunkt gekommen ist, um das Rechnungswesen komplett Inhouse zu managen, lässt sich pauschal nicht beantworten. Doch je mehr Stakeholder beim Startup involviert sind, je mehr Venture Capitalists an Bord sind, desto umfangreicher sind die Anforderungen an Reports und Analysen. Shareholder brauchen verdichtete Informationen, die muss die verwendete Rechnungswesen Software abbilden können. Mithilfe von leistungsstarker Software können im Rechnungswesen zudem Prozesse optimiert und automatisiert werden, was sich positiv auf die Bilanz auswirkt.
Wenn die Anforderungen an das Reporting steigen
Acrolinx, Anbieter einer KI-Plattform zur Content-Optimierung mit einer weltweiten Kundenbasis, entschied sich im Zuge einer Erweiterung des Gesellschafterkreises und der damit einhergehenden gestiegenen Reporting-Anforderung in 2009, Rechnungswesen und Controlling umzustrukturieren. Bis dahin hatte das Unternehmen mit einem externen Buchhaltungsservice zusammengearbeitet. Die Belege wurden intern gesammelt, weitergeleitet und dann aufbereitet in Form von ausgedruckten Reports zurückempfangen.
„Das war für den Anfang ok, aber damit waren wir vier Wochen lang im Blindflug. Für die Erstellung von Reports, aber insbesondere auch für das Forecasting, war das irgendwann nicht mehr akzeptabel“, erklärt CFO Jörn Woywat die Entscheidung. Diese Entwicklung teilen wohl die meisten Startups.
Die Qual der Wahl: Best-of-Breed oder ERP?
Bei der Wahl der passenden Software für Buchhaltung und Rechnungswesen haben die Unternehmen dann die Qual der Wahl: Komplette ERP-Lösungen oder unabhängige spezialisierte Rechnungswesen Software? Sowohl dogado als auch Acrolinx haben sich gegen eine Anwendung von „Platzhirschen“ entschieden. „Das Kosten-Nutzen-Verhältnis hätte für uns nicht gestimmt“, so Cammerrath von dogado. Die Anwendungen sind extrem umfangreich. Für kleine Unternehmen und Startups bieten sie vielfach unnötige Funktionen, für die allerdings mitbezahlt werden muss. Damit birgt die falsche Software-Wahl im Rechnungswesen auch ein handfestes finanzielles Risiko.
Vorteile modularer Lösungen nutzen
„Nicht wenige Projekte zur Implementierung einer umfassenden ERP-Lösung verzögern sich maßgeblich oder scheitern gar, da der Implementierungs- und Konfigurationsaufwand unterschätzt wird“, weiß Jörn Woywat. Mit modularen Anwendungen können schnell wachsende Unternehmen sich früh professionell im Rechnungswesen aufstellen, ohne sich finanziell zu überheben oder in mehrmonatige Projekte investieren zu müssen, die die Produktivität im operativen Betrieb einschränken und sogar das komplette Aus bedeuten können.
Eine einfache Einführung sorgt für einen schnellen Einsatz der Rechnungswesen Software im Tagesgeschäft und sorgt für merkliche Verbesserungen schon nach kurzer Zeit. Beeinträchtigungen im laufenden Betrieb sind somit kaum spürbar, da die Veränderung in kleinen Schritten erfolgen. Entscheidend ist ebenfalls die Mitarbeiter mitzunehmen. Mit einem überschaubaren Maß an Trainingsaufwand und Anwendungsunterstützung kann die Rechnungswesen Software in einem wachsenden Startup sehr schnell produktiv eingesetzt und genutzt werden.
Automatische Prozesse entlasten das Tagesgeschäft
dogado wechselte 2016 auf eine professionelle Rechnungswesen Software. Der eAssistent im Rahmen des Rechnungseingangsmanagements war dabei ein wichtiges Entscheidungskriterium: „Der eAssistent hat die Bearbeitungszeit für Rechnungen enorm verkürzt. Wer solche Automatisierungen nicht nutzt, ist zukünftig nicht wettbewerbsfähig“, ist Ralph Cammerrath überzeugt. Die Anwendung prüft jetzt alle eingehenden E-Mails des Startups automatisch auf Rechnungen, überträgt erkannte Dokumente ins Rechnungswesen und archiviert sie dort revisionssicher.
Dass Erinnerungen verschickt werden, wenn Genehmiger nicht fristgerecht reagieren, habe auch zu einer höheren Geschwindigkeit beigetragen. Aber es geht nicht nur um Geschwindigkeit. Das Rechnungseingangsmanagement bildet den gesamten Prozess ab, schafft so mehr Transparenz, stellt sicher, dass Mitarbeiter immer mit aktuellen Zahlen arbeiten und regelt Zugriffe über ein klares Rechtesystem.
Controlling: Analysen in Echtzeit
Während das Startup Acrolinx sich früh für eine professionelles Rechnungswesen mit bereits integrierter Controllingsoftware entschied hat, hat dogado Berichte zunächst weiter mit Excel erstellt. Nach der neuesten Übernahme von checkdomain Anfang 2019 sind die Anforderung allerdings weiter gestiegen. dogado kann das Controlling dank modularem System der eingesetzten Rechnungswesen Software nun problemlos nachträglich ergänzen. „Wir benötigen ein Reporting in Echtzeit. Unseren Investoren können wir nicht vermitteln, dass sie auf Berichte warten müssen“, betont Cammerrath. Die Software bietet nicht nur Echtzeit-Reporting, sondern auch einen hohen Detailgrad und eine hohe Individualisierbarkeit der Auswertungen.
Viele Anbieter hatten hier Defizite. Bei manchen konnten bestimmte Reports überhaupt nicht erstellt werden.“ In Zukunft wird das Unternehmen über konfigurierbare Dashboards jederzeit Zugriff auf seine KPI haben, mit wenigen Klicks Wachstumsschritte simulieren sowie Best- und Worst-Case-Szenarien darstellen können.
Professionelle Software im Rechnungswesen früher oder später notwendig
Da das Startup-Budget gerade kurz nach der Unternehmensgründung knapp ist, bieten sich modulare Anwendungen an, die sich flexibel um Funktionalitäten ergänzen lassen und bis dahin problemlos mit bestehender Software integriert werden können. Nicht alle Anbieter schöpfen allerdings die technologischen Möglichkeiten aus. Automatisierungen, User Experience und Cloud-Optionen sollten zum Standard gehören – sind es jedoch keinesfalls. Startups sollten sich für die Auswahl der richtigen Rechnungswesen Software daher Zeit nehmen und ihre Anforderungen genau kennen, um später keine bösen Überraschungen zu erleben. Rechnungswesen und Controlling sind das kaufmännische Herzstück des Unternehmens. Wer hier nicht auf das richtige Pferd setzt, bei dem der Unternehmenserfolg massiv gefährdet.
Tipps für die Wahl einer Software für Rechnungswesen und Controlling
- Modulare Software minimiert finanzielles Risiko
- Mitwachsende Software passt sich an neue oder veränderte Anforderungen an
- Die Einführung ist problemlos im laufenden Betrieb möglich
- Die Integration mit vorhandener IT-Infrastruktur ist vorab zu prüfen
- Die Anwendung unterstützt durch automatische Prozesse Routineaufgaben
- Aussagekräftige Berichte stehen in in Echtzeit zur Verfügung
- Cloud-Lösungen sind zu prüfen, da sie Kosten und Wartungsaufwand deutlich minimieren
