Methodik und Ansatz
Gemeinsam mit Prof. Dr. Christian Faupel von der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe hat Diamant Software mittelständische Führungskräfte und Mitarbeiter aus allen Branchen nach ihren Erfahrungen und Erwartungen zu Automatisierung und KI im Rechnungswesen befragt. Ein Ergebnis der Studie: Die Erwartungen an die Künstliche Intelligenz sind zwar hoch, das Wissen über die Hintergründe und Vorteile dieser Technologie aktuell jedoch noch gering.
Die Studie setzt die im Jahr 2017 von Diamant Software durchgeführte Untersuchung „Digitalisierung und Automatisierung in Rechnungswesen und Controlling“ fort. Die Datenerhebung erfolgte anhand einer Onlinebefragung. Insgesamt umfasst die Erhebung 185 Teilnehmer, davon rund 70 % Führungskräfte und 90 % Personen, die im kaufmännischen Bereich beschäftigt sind.
Fazit der Studienleiter
Studienleiter und Chief AI Officer Martin Rückert von Diamant Software zu den Ergebnissen:
„KI ist der Kernbaustein für eine ganz neue Art des Rechnungswesens und Controllings. Zeitraubende Aufgaben, wie die Belegerfassung, lassen sich bald zu 100 Prozent automatisieren. Damit bleibt mehr Zeit für strategische Themen.”
Und auch Studienpartner Prof. Dr. Christian Faupel vom Fachgebiet Controlling und Kostenmanagement an der Technischen Hochschule Ostwestfalen-Lippe bestätigt:
„Automatisierung und Künstlicher Intelligenz zum Trotz wird es auch künftig ohne den Menschen nicht gehen. Allerdings werden sich die Rollenprofile im kaufmännischen Bereich ändern.“
Welche Aufgaben haben Buchhalter, wenn Transaktionen und Abrechnungen zu Selbstläufern werden? Was tun Controller, wenn sich Berichte von selbst erstellen? Erste Denkanstöße liefert der Ausblick der Studie.
Aus Datenverwaltern werden Partner des Managements
Fast alle Befragten sind sich einig: Durch den digitalen Wandel werden sich die Aufgaben im Rechnungswesen und Controlling nachhaltig verändern. Lediglich 2,7 % rechnen noch damit, dass „alles beim Alten bleibt“. Die größten Vorteile eröffnet die Digitalisierung in puncto Analysefunktionen (71 %), um Entscheidungen zur Unternehmenssteuerung besser vorbereiten und unterstützen zu können. Ähnlich viele Befragte (68 %) erwarten eine steigende Bedeutung von Rechnungswesen und Controlling für die Unternehmenssteuerung.
Das führt auch dazu, dass bisherige Rollenmodelle überdacht werden: Das Rechnungswesen lässt die Buchhaltung hinter sich und wird zum Management-Informationssystem, das klare Zahlen und Fakten liefert. „Befreit von manuellen Tätigkeiten – wie etwa dem Sammeln von Rohdaten – können die Mitarbeiter des Rechnungswesens künftig als „Daten-Ingenieure“ an Datenqualität, Reportinglösungen und intelligenten Analysen arbeiten“, erklärt Prof. Dr. Christian Faupel. „Controlling und Rechnungswesen sind weniger Datensammler, sondern können u. a. ihre Aufgaben im Rahmen der Business-Partner-Rolle, wie z. B. proaktiv an unternehmerischen Herausforderungen zu arbeiten, stärker wahrnehmen.“
KI im Rechnungswesen auf dem Vormarsch
KI im Rechnungswesen eröffnet hingegen Möglichkeiten weit über aktuell verfügbare Funktionen hinaus. Selbstlernende Algorithmen erledigen aufwändige Prozesse, die bisher nur Menschen bearbeiten konnten. Sie sagen bspw. das Ausfallrisiko von Zahlungen mit hoher Präzision voraus und geben Mitarbeitern konkrete Handlungsempfehlungen.
Obwohl die Teilnehmer ihr Wissen über KI mit 4,75 von 10 Punkten als relativ gering einschätzen, sind die Erwartungen im Mittelstand ziemlich hoch: Mehr als 60 % der Befragten sehen den größten Nutzen von KI darin, Mitarbeitende im Rechnungswesen produktiver zu machen. Dahinter steht die berechtigte Erwartung, dass KI im Rechnungswesen viele Routinetätigkeiten übernehmen wird.
„Die Akzeptanz von KI im Rechnungswesen ist da, wenn Mehrwerte erreicht werden“, bilanziert KI-Experte Martin Rückert. „Die klassische Buchhaltung wird durch KI stark vereinfacht.“ Qualitative Benefits wie bessere Ergebnisse (17 %), eine unterstützte Entscheidungsfindung (10 %) und personalisierte Daten (8 %) stehen laut Studie allerdings bislang nur für wenige Entscheider im Fokus.
Automatisierungsbedarf steigt
Obwohl der Bedarf an automatisierten Prozessen im kaufmännischen Bereich einen neuen Höchstwert erreicht, werden aktuell noch 53 % aller Eingangsrechnungen manuell geprüft. Auch bei anderen Routinetätigkeiten, die heute durch Software vereinfacht werden können, besteht noch Luft nach oben: So greifen rund 66 % der Controller für die Aufbereitung oder Verdichtung ihrer Berichte nach wie vor auf Microsoft Excel zurück.
Zukunftsorientierte Controllingwerkzeuge wie etwa Business Intelligence werden aber auch für den Mittelstand allmählich beliebter: Aktuell nutzen immerhin rund 25 % der Befragten ein zentrales BI-System für ihr Reporting. „Excel ist altbewährt, aber kaum hilfreich für die Weiterentwicklung des Controllings zum Business-Partner für die Unternehmenssteuerung“, betont Martin Rückert.
