XRechnung-Format: Eine kurze Beschreibung
Die XRechnung ist die deutsche Variante der EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche die vollelektronische Auftragsverarbeitung und Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vorschreibt. Es handelt sich um ein strukturiertes Datenformat, das auf XML (Extensible Markup Language) basiert. Die Rechnungsdaten liegen ausschließlich im XML-Format vor und sind maschinell lesbar. Soll die Rechnung zusätzlich als PDF verfügbar sein, damit ein Mensch sie lesen kann, muss die Rechnungswesensoftware eine entsprechende Übertragungsleistung erbringen und die XML-Daten visualisieren.
Unterschied: ZUGFeRD vs. XRechnung
Beide Formate basieren auf einer XML-Datei. Im Gegensatz zum Format XRechnung liefert die ZUGFeRD-Rechnung eine lesbare Version im PDF-Format direkt mit, ohne dass diese extra ausgelesen werden muss. Bei Rechnungen liegt es an der verarbeitenden Software, z. B. Diamant/4, die XML-Daten der Rechnung zu visualisieren, sodass der Anwender sie lesen kann.
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Weniger Aufwand, bessere Liquidität
Der große Vorteil von XRechnungen liegt in der automatischen Verarbeitung. Die Rechnungsdaten liegen direkt im Rechnungseingangsbuch der Rechnungswesensoftware vor. Vor dem Buchen sind, wenn überhaupt, nur minimale manuelle Erfassungen nötig. Fehlerrisiko und Arbeitsaufwand werden drastisch reduziert. Eine OCR-Interpretation wie bei einer einfachen PDF-Rechnung entfällt. Durch das automatisierte Erfassen können Rechnungen schneller bearbeitet und der Zahlungsprozess schneller abgewickelt werden. Kurzum: Unternehmen erhalten schneller ihr Geld und bleiben liquide.
E-Rechnungspflicht: Bedeutung des XRechnung-Formats steigt
Mit der im Zuge des Wachstumschancengesetztes beschlossenen E-Rechnungspflicht ist die Bedeutung der XRechnung deutlich gestiegen. Somit wird die Annahme und der Versand elektronischer Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) gemäß EN 16931 ab 2025 schrittweise für alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Sektor verpflichtend. Damit ist die XRechnung längst nicht mehr nur für Unternehmen relevant, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Dazu zählen z. B. Organisationen aus dem Gesundheits- und Sozialwesen oder Unternehmen aus der Baubranche, die für öffentliche Stellen tätig sind. Diese müssen bei öffentlichen Aufträgen schon seit dem 27. November 2020 Rechnungen im XRechnung-Format vorweisen.
Es lohnt sich also gleich doppelt, sich mit elektronischen Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931) auseinanderzusetzen: Zum einen für möglichst effiziente kaufmännische Prozesse und zum anderen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Falls noch nicht geschehen, sollten Unternehmen sich spätestens jetzt mit der XRechnung beschäftigen und sicherstellen, dass sie mit entsprechenden Softwarelösungen, wie z. B. Diamant/4, XRechnungen verarbeiten können.
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