KI im Rechnungseingang 

KI im Rechnungseingangsmanagement  

Präzise Rechnungen als Grundlage: Die erste Herausforderung bestand darin, die Kreditoren zu bewegen, Kostenstellen und Projektnummern korrekt auf den Rechnungen anzugeben. Das ist essenziell für eine fehlerfreie Datenerkennung und -zuordnung. Vor allem galt es, die KI so zu trainieren, dass sie Rechnungsdaten präzise und vollständig erfasst – unter Berücksichtigung hoher Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.

Im ersten Schritt hat die Caritas Köln die KI gezielt dort eingesetzt, wo sie den größten Mehrwert bietet: Grundlegenden Daten (Rechnungsnummer, Umsatzsteuerbetrag, Anschrift, Bankverbindung) lassen sich bereits automatisiert auslesen. Das erleichtert die Kreditorenzuordnung und den Freigabeprozess erheblich. Andere Funktionen wurden dagegen zunächst deaktiviert, da sie beispielsweise Prozesse behinderten. Um das System zu optimieren, haben die Kölner eng mit Diamant Software zusammengearbeitet und die KI durch manuelle Prozesse ergänzt.

Effiziente Rechnungsfreigabe: Inzwischen ist die KI täglich im Einsatz. Sie fokussiert sich auf die grundlegenden Rechnungsdaten (Anschrift, Datum, Zahlungsdetails und Kostenstellen), um Kreditoren unabhängig vom Format der Rechnung korrekt zuzuordnen. Auf dieser Basis verarbeitet das System die Daten weiter und weist sie den Genehmigern automatisch zu. Diamant Software hat spezielle Modelle (Jobs) entwickelt und auf die internen Abläufe zugeschnitten. Damit lernt die KI lernt aus den historischen Rechnungsdaten und kann aktuelle Rechnungen noch besser zuordnen.

Mehr Transparenz in Außenstellen: Alle Einrichtungen werden als Geschäftseinheiten geführt. Einrichtungs-leiter haben direkten Zugriff auf Budgets, Offene Posten und Belege. Sie können Dokumente anhängen, Kommentare hinzufügen sowie Bilanzen, GuV-Rechnungen oder Spendenbestände abrufen.

Nahtlos integriert: Große Abrechnungsvorsysteme wie Connext Vivendi und Sozialwirtschafts-Systeme (snap und VRG MICOS) sind nahtlos an Diamant angebunden.