Erfolgsgeschichte
Caritas-Verband Offenbach/Main e.V.
Bei zahlreichen Einrichtungen aus dem Sozialwesen im Einsatz:
Das Projekt
Mit knapp 700 Mitarbeitern gehört der Caritas Verband Offenbach e.V. zu den fünf Caritasverbänden im Bistum Mainz. Er umfasst 25 Einrichtungen, darunter eine große Altenpflegeeinrichtung mit zwei Altenpflegeheimen, fünf Sozialstationen, eine Tagespflege und betreutes Wohnen. Im Jahr 2024 ist ein weiteres Altenheim, zwei neue Tagespflegen und eine zentrale Küche dazu gekommen. Dazu bietet der Verband Beratungsdienstleistungen an und ist in der Kinderbetreuung tätig.
700 Mitarbeitende
25 Einrichtungen
Warum eine neue Rechnungswesen Software?
Der Caritasverband Offenbach e.V. ist 2021 neu auf Diamant Software gewechselt. Der Hauptgrund für den Wechsel lag in der bisherigen Struktur: Ein System mit 15 Einzelmandanten für eine Rechtspersönlichkeit, jedoch ohne Konsolidierungsmandanten. Das vorrangige Ziel war die Einführung eines Hauptmandanten für den gesamten Verband.
Was war der Hauptgrund für einen Wechsel der Rechnungswesen Software?
Wir hatten früher Spezial- bzw. Objektbuchhalter. Jeder Buchhalter hatte seine eigenen Mandanten. Bei Krankheit oder Urlaub blieben auch mal Sachen liegen. Die Folge: Abschlüsse konnten nicht zeitnah erstellt werden. Jetzt haben wir zwei Teams: Kreditoren und Debitoren. Damit führen Vertretungen nicht mehr zu Rückständen. Das ist der Riesenvorteil eines zentralen Mandanten.
Warum eine Komplettlösung mit vielen neuen Komponenten?
Wir wollen unsere Digitalisierung vorantreiben. Mit Diamant/4 haben wir auch gleich das Rechnungseingangsmanagement eingeführt. Da uns ein Tool fehlte, um kleine Einzelrechnungen zu erstellen, haben wir zusätzlich die Diamant/Faktura implementiert.
Was hat sich der Umstellung verändert?
Wir kriegen plötzlich Monats-Abschlüsse hin. Das war mit 15 einzelnen Mandanten unmöglich. Alleine der Jahresabschluss war aufwändig genug. Es gab immer wieder Umbuchungsbedarf und Abstimmungen mit der Wirtschaftsprüfung zu offen Posten. Jeder einzelne Lauf hat über einen Arbeitstag gedauert. Mit dem zentralen Mandanten in Diamant bin ich in 10 Minuten fertig, mit allem natürlich.
Die Lösung:
Wovon die Caritas nun profitiert
Zeitersparnis durch den neuen digitalen Rechnungseingang
„Im Rechnungseingang waren wir sehr dezentral aufgestellt. Rechnung kamen oft erst nach 14 Tagen bei uns an, auch mal die Mahnung vor der Rechnung,“ beschreibt Stefan Katzauer die Ausgangssituation. „Heute akzeptieren wir zwar immer noch Papierrechnungen, aber inzwischen kommen gut 70% per E-Mail.
Dadurch sind wir wesentlich schneller geworden: Die Ablage entfällt. Dazu mussten wir früher bei einem Zahlungslauf jeden Beleg in einem Stapel voller Unterschriftsmappen einzeln prüfen. Jetzt genügen Stichproben. Insgesamt liegt die Zeitersparnis aktuell bei etwa 70-80 %. Trotz unseres starken Wachstums in den letzten drei Jahren und der damit verbundenen Zunahme an Rechnungen ist es uns gelungen, mit dem vorhandenen Personal auszukommen, lediglich eine halbe Stelle war zusätzlich erfordert.
E-Rechnungspflicht einfach erfüllen
Durch das Wachstumschancengesetz hat sich die Digitalisierung des Rechnungseingangs für die Offenbacher als doppelt richtig erwiesen: Das Diamant Rechnungswesen erfüllt bereits die gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der E-Rechnungspflicht. Mit dem Rechnungseingangsmanagement, der revisionssicheren Ablage und der Faktura bietet Diamant Software die passenden Werkzeuge für eine elektronische Rechnungsverarbeitung. Für die Caritas bedeutet das neue Gesetz daher keinen zusätzlichen Handlungsbedarf.
Integration ist jederzeit möglich
Programme miteinander zu verknüpfen, gestaltete sich bisher immer schwierig. Mit Diamant Software ist das für Stefan Katzauer jedoch kein Problem mehr: „Für die Kitas haben wir Kita Plus im Einsatz. Die Schnittstellen zu Diamant und zur Finanzbuchhaltung funktionieren einwandfrei, ebenso wie die Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die einfache Schnittstellenintegration ermöglicht uns sogar, in vor- und nachgelagerten Bereichen auf modernere Lösungen zu wechseln (Kita plus, Vivendi). Diamant Software war also quasi der Startschuss, um unsereSoftware Lösungen für Kitas und Altenheime zu modernisieren. Ohne den Diamant Integration Hub wäre das nicht gelungen. Das überzeugt mich natürlich sehr.
My Favourite Feature in Diamant/4
Das Projekt in Zahlen
Warum lohnt es sich in eine neue Rechnungswesen Software zu investieren?
Weniger Personal trotz gestiegenem Arbeitspensum
10 Minuten statt ein ganzer Arbeitstag pro Lauf/Mandant im Jahresabschluss
Ca. 75% Zeiterparnis im Rechnungseingang
Ihr persönliches Gesamtpaket:
Software meets Service
- Software Einführung
Unsere Experten erarbeiten mit Ihnen die passende Lösung ganz nach Ihren Anforderungen.
- Schulungen
Schulung vor Ort oder online über das Diamant E-Learning. Mit unserem Schulungsprogramm bleiben Sie ganz einfach immer auf dem neusten Stand.
- Support
24/7 für Sie da – Sie entscheiden, wie wir Sie bei Ihrer Arbeit mit Diamant/4 unterstützen. Wir sind für Sie da: via Telefon und Ticketportal.
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