"Es hat sich mehr als gelohnt, Diamant/4 einzuführen. Ein
Effizienzgewinn und Kosteneinsparungen
sind schnell erreicht.“
Branche
Non-Profit-Organisation, Sozialwesen
1000
Mitarbeitende
Organisationsstruktur
Non-Profit
"Diamant/4 bietet uns eine übersichtliche Oberfläche, mit der Möglichkeit ein individuelles Dashboard einzurichten. Das erleichtert uns die Arbeit ungemein.“
Herausforderung
Vor der Einführung von Diamant Software verfügte die GfS über keine eigene Buchhaltung. Diese Leistung war extern an eine Steuerberatung ausgelagert, was sich negativ auf die Transparenz und Prozessgeschwindigkeit auswirkte.
Ziel war:
- ein internes Rechnungswesen aufzubauen
- den Rechnungseingangsprozess deutlich zu optimieren und zu digitalisieren
- eine flexible Lösung – gleichermaßen geeignet für Office und Homeoffice
Lösung
Finanzbuchhaltung: Innerhalb von 4 Monaten erfolgte mithilfe von Diamant eine Umstellung der Buchhaltungsprozesse auf inhouse. Das führte zu deutlich mehr Transparenz: Die Verantwortlichen können kurzfristig auf Zahlen zugreifen und handeln: für schnellere Reaktionen, Zahlenübermittlungen in Echtzeit und bessere Planbarkeit. Die Einführung gestaltete sich reibungslos. Nur 5% der Prozessbeteiligten im Rechnungseingangsmanagement benötigten eine dezidierte Schulung.
Rechnungseingang: Kernstück des Projekts war das digitale Rechnungseingangs-management. Bei über 1000 Mitarbeitern und 34 Außenstellen galt es vor allem, Transparenz zu schaffen. Jetzt ist klar ersichtlich, welche Rechnung sich wo in welchem Bearbeitungsstand befindet. Die Umlaufzeit hat sich um gut 70% verkürzt. Da die Software laufend dazu lernt, erhöht sich die Effektivität kontinuierlich. Skonto und Zahlungsziele lassen sich zudem sicher einhalten. Belege und Dokumente befinden sich GoBD-konform in der Diamant Revisionssicheren Ablage. Ein digitaler Zugriff darauf ist jederzeit möglich.
Cloud: Von der revisionssicheren Cloud Ablage war der Weg in die Cloud nicht mehr weit. So läuft die Software sicher auf modernsten Servern – ohne eine eigene IT-Infrastruktur aufbauen zu müssen. Updates spielt Diamant Software auf: eigene Investitionen können entfallen und der Wartungsaufwand ist gering – verbunden mit einer hohen Programmverfügbarkeit. Ein sicherer Betrieb ist durch zertifizierte Rechenzentren innerhalb der EU gewährleistet: mit hoher Zugangs- und Ausfallsicherheit.
Mobil im Homeoffice: Die Software ist gerade durch die cloudbasierte Nutzung sehr flexibel. Damit ist die volle Arbeitsfähigkeit im Homeoffice sichergestellt. In der GfS wird Diamant im Homeoffice und Office gleichermaßen genutzt – ohne Unterschied in der Produktivität oder Qualität.
Die Highlights für Jens Grabbe
Jens Grabbe schätzt besonders die Zahlen in Echtzeit und die damit verbundenen kurzfristigen Reaktionsmöglichkeiten: „Da die Buchhaltung komplett extern lief, kam es früher zu langen Wartezeiten. Wir konnten auch kein Skonto ziehen. Mit Diamant/4 haben sich Zugang und Effektivität deutlich verbessert. Das Rechnungseingangsmanagement erleichtert uns den Eingangsrechnungsprozess deutlich. Wir sparen Zeit, weil Rechnungen automatisch verbucht werden. Dadurch können wir zugleich fehlerhafte Buchungen durch ein effizientes Freigabemanagement vermeiden.“
- Intelligentes Rechnungseingangsmanagement, das mitdenkt
- Professionelle Fakturierung ohne doppelte Aufwände
- Entlastung eigener Ressourcen, mobiles Arbeiten, Digitalisierung voranbringen dank Cloud
Jetzt Kurzberatung vereinbaren
Sie wünschen sich eine kurze Beratung, um herauszufinden, ob Diamant/4 zu Ihren Anforderungen passt? Unsere Diamant/4 Experten setzen sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung!
- persönlich
- individuell
- unverbindlich
