"Die
Umstellung auf Diamant/4
gelang reibungslos in drei Tagen."
Branche
Dienstleistung, Versicherung
300
Mitarbeitende
Organisationsstruktur
Konzern
"Durch den Wechsel auf Diamant ist uns heute die digitale Rechnungsbearbeitung möglich. Das ist nachhaltig und beschleunigt die Prozesse. Wir haben Zeit für mehr Qualität gewonnen."
Herausforderung
Für die GGW ist es selbstverständlich, die Möglichkeiten einer neuen Softwaregeneration direkt zu nutzen – also Zeit für Diamant/4: Das Maklerhaus setzt inzwischen fast komplett auf cloudbasierte Lösungen, um die eigene IT zu entlasten. Mit der Umstellung ging es deshalb zugleich in die Cloud.
Die Gruppe ist stark gewachsen. Um neue Firmen buchhalterisch einzubeziehen, bedarf es eines lückenlosen, sicheren Belegflusses zwischen allen Mandanten. Das gelingt mit Intercompany Buchungen. Mit zusätzlichen Standorten und Firmen sowie dem Wunsch nach Homeoffice galt es außerdem, den Rechnungseingang zu digitalisieren.
Gestartet ist die Versicherung mit einer Stand Alone Lösung für Anlagenbuchhaltung. Im nächsten Schritt kamen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung dazu.
Lösung
- Cloud: Die Cloud ermöglicht Einsparungen bei der internen IT: Der Wartungs- und Betriebsaufwand sowie Update-Installationen entfallen. Die GGW arbeitet jederzeit mit der aktuellen Version. Der Zugriff auf die Daten ist ebenso gewährleistet, wie Aufbewahrungsfristen und Betriebssicherheit. Dazu ist die Lösung Bafin konform.
- Intercompany Abstimmung zur Konsolidierung: Die Intercompany Abstimmung erweist sich schon nach wenigen Wochen als großer Gewinn für die Übersichtlichkeit: Differenzen bei der Leistungs-Verrechnung zwischen den Mandanten sind direkt identifizierbar. Salden lassen sich ohne Abstimmungsaufwand automatisch eliminieren. Jede Firma hat die gleiche Systematik. So sind neue Firmen schnell eingerichtet.
- Digitales Rechnungseingangsmanagement: Das Rechnungseingangsmanagement ist die dritte große Neuerung im Rahmen der Umstellung. Das Ziel: Den auf zahlreiche Standorte verteilten Rechnungseingang digital verbinden − auch, um Homeoffice zu vereinfachen. Im ersten Schritt galt es, den Workflow zu digitalisieren (Lieferantenrechnungen etc.). Rechtzeitige Zahlung liegt der GGW am Herzen. Jetzt sind Belege per drop down mit der Buchung verbunden und es gibt einen schnellen, klaren Genehmigungsprozess. So lässt sich Skonto vollumfänglich nutzen und Rechnungen zu suchen, erübrigt sich. Die KI-gestützte OCR-Interpretation minimiert den Erfassungsaufwand. Rechnungsdaten werden direkt erkannt und ins Rechnungseingangsbuch eingetragen. Die Erkennungsquote, beispielsweise von Kreditoren und Sachkonten, steigt kontinuierlich.
- Integration: Das Maklerprogramm einer Tochtergesellschaft eignet sich nicht für Überweisungen bzw. offene Posten Verwaltung. Eine umfangreiche bidirektionale Schnittstelle ermöglicht, Lastschrifteinzüge und Mahnungen komplett über Diamant laufen zu lassen – was das Massengeschäft vereinfacht.
Die Highlights für Christiane Krebs
„Diamant Software heißt für mich: schneller fertig sein, ohne Qualitätsverlust,“ freut sich Christiane Krebs. „Unser Ziel: das Programm übernimmt die Quantität. Wir kommen immer mehr in die Qualität. Dazu gehört, tolle individuelle Reports zu erstellen. Die sind in einer halben Stunde fertig.” Dazu schätzt sie den Service: „Super, dass es Online-Schulungen, E-Learnings und eine Komplettdokumentation gibt. Auch über die Hotline bekomme ich zeitnah ein Ergebnis. Wir haben tolle Ansprechpartner, mit den wir sehr gut zusammenarbeiten.”
- Bafin konforme Cloudlösung: „Wir können super in der Cloud arbeiten.“
- Intercompany Abstimmung: „Wir sind total begeistert.“
- Rechnungseingang mittels KI automatisiert: „Läuft gut und hält, was es verspricht.“
Rechnungswesen Software für Versicherungen & Makler
Christiane Krebs von der Gossler, Gobert & Wolters Gruppe hat mit Diamant/4 den Grundstein für ein Rechnungswesen und Controlling der Zukunft gelegt. Sie berichtet, wie die Software die speziellen Anforderungen der Branche und kaufmännischen Abteilung erfüllt.
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