"Wir waren erstaunt, wie viel wir selbst mit
etwas Anleitung
hinbekommen haben, obwohl alles komplett neu war.“
Branche
Non-Profit-Organisation
130
Mitarbeitende
Organisationsstruktur
Einzel-unternehmen
"Super ist die smarte OCR Erkennung bei Eingangsrechnungen. Das bedeutet für uns eine Riesenerleichterung. Im Grunde brauchen wir nur noch schnell zu schauen, ob Betrag und Kostenstelle passen. Es wird sehr viel erkannt. Das ist klasse.“
Herausforderung
Das vorhandene System erwies sich als zu „starr“ – beispielsweise für übergreifende Auswertungen. Die Grenzen waren erreicht. Ziel war es nun:
- Die Digitalisierung anzustoßen
- Rechnungen auf Beleg los umzustellen,
- verbunden mit einem zentralen Rechnungseingangsbuch
Gesucht war eine Lösung entsprechend dem konkreten Bedarf: mit einer Finanzbuchhaltung, digita-lem Rechnungseingang, einer Kostenrechnung sowie der Anlagenbuchhaltung – für drei Standorte, eine große Zahl an Projekten, Planung und Jahresabschluss.
Und: Als strategische Basis für Digitalisierung will die Stiftung ihre komplette Software in der Cloud betreiben – auch im Rechnungswesen.
Lösung
Den Ausschlag für Diamant gab der modulare Aufbau der Software – genau abgestimmt auf die Anforderungen der Körber-Stiftung.
Digitaler Rechnungseingang: Für deutliche Arbeitserleichterung sorgt die smarte Rechnungserkennung als Cloud-Service: Betrag, Rechnungsnummer, Kreditor, Kostenstelle und Kostenträger erkennt und übernimmt die Software automatisch. Auch das Aufwandskonto zum Kreditor lässt sich hinterlegen. Mittels einer mitlernenden Künstlichen Intelligenz steigt die Erkennungsquote kontinuierlich.
Finanzbuchhaltung und Freizeichner haben sich schnell in die digitale Lösung für den Rechnungseingang hineingefunden. Rechnungen gehen jetzt als erstes in die Finanzbuchhaltung – womit gerade im Jahresabschluss volle Transparenz gegeben ist.
Transparente Kostenrechnung: Die Rechnungen bzw. Kosten verteilen sich auf Kostenstellen in unterschiedlichen Sphären und Projekten: in der allgemeinen Verwaltung/Vermögensverwaltung sowie den drei Handlungsfeldern der Stiftung mit ihren jeweiligen Unterprojekten bzw. Programmen. Auch Veranstaltungen oder Publikationen dienen als Kostenstelle, um Transparenz zu schaffen.
Corona hat die Digitalisierung hier deutlich vorangetrieben. Der manuelle Rechnungseingang hat sich in eine intelligente Lösung verwandelt, die Effektivität und Geschwindigkeit deutlich forciert. Homeoffice ist durch die Cloud eine Option. Das mobile Arbeiten von zu Hause funktioniert problemlos. Die Produktivität scheint höher. Gleichzeitig gibt es mehr Sicherheit (beispielsweise bei Infektionen) und mehr Qualität im Sinne der Work-Life-Balance.
Die Highlights für Kirsten Klinkert
Kirsten Klinkert schätzt besonders das periodenübergreifende Arbeiten: „Ich muss nicht aus dem Jahr rausgehen oder Konten schließen, sondern kann übergreifend arbeiten. Das hilft mir beim Jahresabschluss oder im Kontenvergleich.“
- bedarfsorientierte Lösung
- smarte Rechnungserkennung als Cloud-Service
- Zentrales Rechnungseingangsbuch
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