"Diamant/4 ist sehr zuverlässig,
stabil und anwenderfreundlich."
Branche
Spedition und Logistik
200
Mitarbeitende
Organisationsstruktur
Firmenverbund
„Das Diamant Controlling Instrumentarium ist klasse. Das muss man wirklich sagen.“
Herausforderung
Hiller ist seit gut zehn Jahren Kunde und jetzt auf Diamant/4 gewechselt: um neue Funktionen vollumfänglich nutzen zu können und die tägliche Arbeit zu vereinfachen − beispielsweise durch die optimierte Navigation. Ausschlaggebend für die Umstellung war die zeitgleiche Einführung des Rechnungseingangsmanagements mit revisionssicherer Ablage. Gerade hier waren die neuen Möglichkeiten mit KI relevant. Voraussetzung war ein geringer Einführungsaufwand, verbunden mit einer stabilen Lösung. Ziel: den Rechnungseingangsprozess und das Dokumentenmanagement deutlich vereinfachen und beschleunigen.
Lösung
Rechnungseingangsmanagement & revisionssichere Ablage: Das digitale Rechnungseingangsmanagement schafft jetzt einen verlässlichen Überblick zum Bearbeitungsstatus – Mahnungen gehören der Vergangenheit an. Und: es bewirkt eine signifikante Zeitersparnis: Rückfragen zu Rechnungen sind durch den direkten Zugriff auf die revisionssichere Ablage schnell beantwortet. Manuelle Tätigkeiten entfallen beinahe vollständig (wie Post auspacken und intern verteilen oder Rechnungsdaten abtippen). All das summiert sich auf mehrere Stunden wöchentlich. Dazu ist es jetzt einfacher möglich, im Homeoffice zu arbeiten.
Die Erkennungsquote war mit 80% von Anfang an hoch. Die intelligente Rechnungserkennung lernt laufend weiter dazu. So wird der papierlose Rechnungseingangsprozess immer effizienter und sicherer. Für Hiller ist das „REM“ ein wesentliches Automatisierungstool. Der hohe Automatisierungsgrad ist auch darauf zurückzuführen, dass hier der Genehmiger sowie die Kostenstellen zusätzlich direkt erkannt werden.
Wie versprochen war die Lösung innerhalb weniger Tage installiert und eingerichtet, einschließlich dem Wechsel zu Diamant/4. Der größte Zeitbedarf bei der Umstellung vom papiergebundenen auf einen digitalen Rechnungsumlauf galt internen Prozessen (wer bearbeitet jetzt was und wie).
Faktura: Hier galt es, sowohl Individualrechnungen für Großkunden zu berücksichtigen als auch die Artikelverwaltung, bzw. aktuelle Preise, einzubeziehen. Für Hiller eine kompakte, angenehme, angemessene Lösung.
Controlling: Die Kostenrechnung nutzt die Gruppe zur Wirtschaftlichkeitsrechnung (Deckungsbeitrag, Rentabilität). Die schnellere Navigation in Diamant/4 hilft beispielsweise, um von Kostenstellen in Einzelbelege zu kommen und zurück − ohne über die Startseite zu gehen.
Seit diesem Jahr setzt sie auch aktiv die Business Intelligence Software ein, um unternehmensweite Prozesse zu überwachen, zu analysieren und interaktiv zu steuern. Die vorbereiteten Controllingfelder (hier: Forderungen, Finanz & Bilanz, Kosten & Erfolg) helfen Hiller: Auf Basis der übertragenen Daten sind „nur noch“ die relevanten Berichte aufzubauen. Dazu gehört beispielsweise eine tagesaktuelle, interaktive OP-Auswertung für die Geschäftsführung.
Die Highlights für Frederic Heicappell
Das Highlight für Frederic Heicappell sind die zahlreichen Möglichkeiten im Controlling. „Ich kann Daten aus der Finanzbuchhaltung einfach in Excel exportieren oder für die Kostenrechnung und Business Intelligence nutzen. Das macht die Arbeit sehr angenehm. Für Ad-hoc-Berichte ist die Excel Integration sehr hilfreich.“
- Umstellung auf Diamant/4 und Einführung des Rechnungseingangsmanagements in nur drei Tagen
- Täglich ein automatisierter Controlling Report
- Controllingfelder Forderungen, Finanz & Bilanz, Kosten & Erfolg
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