E-Rechnungspflicht
Rechtzeitig vorbereitet
Erfahren Sie alles Wissenswerte zur E-Rechnungspflicht und wie Sie mit dem Diamant Rechnungswesen für die Zukunft optimal aufgestellt sind.
Mit dem Diamant Rechnungswesen
auf der sicheren Seite
Die E-Rechnungspflicht ist mehr als nur eine gesetzlich beschlossene Maßnahme. Sie ist wegweisend für die Zukunft des Rechnungswesens und eröffnet Unternehmen neue Chancen. Mit dem Diamant Rechnungswesen sind Sie optimal aufgestellt.
Gesetzliche Anforderungen erfüllt
Das Diamant Rechnungswesen erfüllt die gesetzlichen Anforderungen des Wachstumschancengesetzes, zu denen u. a. die E-Rechnungspflicht zählt.
Ganzheitliche Rechnungsverarbeitung
Mit dem Rechnungseingangsmanagement, der revisionssicheren Ablage und der Faktura stellt Diamant Software die passenden Werkzeuge für die Rechnungsverarbeitung zur Verfügung.
Individuelle Beratung
Das Diamant Consulting unterstützt z. B. in Form einer Systemprüfung, Bestandsanalyse sowie bei der reibungslosen Einrichtung erforderlicher Komponenten.
Zukunftsfähige Lösung
Mit dem Diamant Rechnungswesen erfolgt die Rechnungsverarbeitung digital und weitestgehend automatisiert.
E-Rechnungspflicht – Ab wann gilt was?
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Sektor (Business to Business), unabhängig von deren Umsatzgröße und Anzahl der Mitarbeiter.
Deshalb sollte ab dem 01. Januar 2025 jedes Unternehmen in Deutschland darauf vorbereitet sein, elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren zu können. Dafür sind eine digitale Rechnungserstellungs- und -verarbeitungslösung sowie ein rechtssicheres, digitales Archiv erforderlich.
Mit dem Rechnungswesen von Diamant sind Sie optimal für die Zukunft aufgestellt und erfüllen schon heute die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
E-Rechnungspflicht ab 2025:
Die nächsten Schritte
E-Rechnungspflicht 2025
Jetzt handeln & Vorbereitungen treffen
- Überprüfen Sie, ob es digitale Lücken in der Rechnungsverarbeitung gibt
- Überprüfen Sie, ob die eingesetzten Software-Lösungen die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungsverarbeitung erfüllen
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E-Rechnungspflicht:
Das ist jetzt zu tun
Finden Sie heraus, wie Sie als Diamant/4 Kunde schon heute von E-Rechnungen profitieren und was Sie als Diamant/3 bzw. als Diamant 2020 Kunde noch tun müssen, um den gesetzlichen Vorgaben aus dem Wachstumschancengesetz zu entsprechen.
Häufige Fragen zur
E-Rechnungspflicht
Allgemein
Was ist das Wachstumschancengesetz?
Mit dem Wachstumschancengesetz der Bundesregierung (Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness) sollen Unternehmen steuerlich entlastet, Bürokratie abgebaut sowie neue Anreize für Investitionen und Innovationen gesetzt werden. Insgesamt soll dies die digitale Transformation und die Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandorts Deutschlands stärken. Der Bundesrat hat dem Gesetz am 22. März 2024 zugestimmt.
Eine mit dem Gesetz beschlossene Maßnahme ist die sogenannte E-Rechnungspflicht, d. h. die schrittweise Einführung der verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen. Für Eingangsrechnungen von inländischen Lieferanten/Kreditoren gilt die Annahmepflicht ab dem 01. Januar 2025.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht wurde im Zuge des Wachstumschancengesetzes der Bundesregierung beschlossen. Die E-Rechnungspflicht schafft einen einheitlichen Standard für E-Rechnungen in Deutschland und fördert die Nutzung digitaler Technologien in Unternehmen. Sie ermöglicht einen einfacheren, standardisierten Rechnungsbearbeitungsprozess, der zu mehr Effizienz und Transparenz führt. Zudem können Finanzbehörden E-Rechnungen leichter maschinell und automatisiert auswerten und so mögliche Betrugsfälle besser und schneller erkennen.
Durch die E-Rechnungspflicht werden Unternehmen in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, für alle steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Transaktionen im Inland elektronische Rechnungen erstellen und empfangen zu können.
Weitere Hintergründe zur E-Rechnungspflicht finden Sie in diesem Blogartikel.
Was zeichnet eine E-Rechnung aus?
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931) und im Sinne der E-Rech-V ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.
Laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) entsprechen sowohl die deutsche XRechnung als auch Rechnungen im deutschen ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 einer elektronischen Rechnung gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931).
Was ist die EN 16931?
Das europäische Komitee für Normung (CEN) wurde im Rahmen der EU-Richtlinie 2014/55/EU durch die Europäische Kommission beauftragt, eine europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung zu erarbeiten. Die erarbeitete Norm EN 16931 umfasst ein syntaxneutrales, semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer E-Rechnung sowie eine Liste von zulässigen Syntaxen*. Ziel ist es, die Interoperabilität und den reibungslosen Datenaustausch von Rechnungen innerhalb der Europäischen Union zu gewährleisten. E-Rechnungen aus der EU sind also in der Regel miteinander kompatibel, aber nicht identisch. Sie unterscheiden sich in ihren Syntaxen.
*Syntaxen definieren die Regeln und das Layout, wie Daten kodiert, organisiert und dargestellt werden, damit sie von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können.
Warum gibt es trotz EU-Norm unterschiedliche E-Rechnungsformate, die nicht alle gleichermaßen verarbeitet werden können?
Die europäische Norm (EN 16931) gibt einen Standard für die Kernelemente von E-Rechnungen vor. Die Umsetzung dieses Standards erfolgt jedoch nicht einheitlich und länderübergreifend, sondern länderspezifisch auf nationaler Ebene. Dies führt dazu, dass manche Länder ihre Rechnungsformate auf den gleichen Syntaxen* (wie z. B. UBL und CII) umsetzen, andere jedoch eigene, landesspezifische Formate entwickeln. Im Ergebnis handelt es sich bei allen E-Rechnungsformaten zwar um strukturierte elektronische Rechnungsformate gemäß EN 16931, diese können jedoch auf unterschiedlichen XML-Feldsprachen basieren und deshalb nicht alle gleichermaßen von Softwarelösungen dargestellt und verarbeitet werden.
Ein vergleichbares Beispiel aus dem Alltag sind Autokennzeichen:
Obwohl es für Autokennzeichen eine EU-Norm gibt, die grundlegende Elemente wie das EU-Symbol und den Ländercode regelt, behält jedes Land zusätzliche Gestaltungsfreiheit. So kommt es auch hier zu landesspezifischen Besonderheiten, wie z. B. Einfärbungen oder andersfarbigen Buchstaben, die es so nur in bestimmten Ländern gibt.
*Syntaxen definieren die Regeln und das Layout, wie Daten kodiert, organisiert und dargestellt werden, damit sie von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Rechnungssteller?
- Vereinfachte Rechnungsstellung
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
- Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
- Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Welche Vorteile hat die E-Rechnung für Rechnungsempfänger?
- Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten
- Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
- Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
- Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
Wie erfolgt der elektronische Rechnungsprozess?
Die elektronische Rechnungsverarbeitung betrifft sowohl den Rechnungsausgang als auch den Rechnungseingang. Der Rechnungsausgang umfasst die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in einem geeigneten Format. Der Rechnungseingang umfasst die Erfassung und die Verarbeitung von E-Rechnungen bis zur Bezahlung. Somit betrifft die E-Rechnungspflicht sowohl die Faktura, als auch das Rechnungseingangsmanagement mit revisionssicherer Ablage in Diamant.
Wie gelingt die Umstellung auf E-Rechnungen?
Wie die Umstellung auf E-Rechnungen gelingt, lesen Sie im Detail in unserem aktuellen Blogartikel.
Zudem können Sie sich jederzeit gerne an Ihren Berater bei Diamant Software wenden. Wir unterstützen Sie gerne!
Diamant Software
Wie erfüllt das Diamant Rechnungswesen die E-Rechnungspflicht?
Mit Diamant/4, Diamant/3 und Diamant 2020 ab Version x.2.06 sind alle Kunden, die für die Rechnungsverarbeitung das Rechnungseingangsmanagement, die revisionssichere Ablage und die Faktura nutzen, für die E-Rechnungspflicht auf der sicheren Seite.* In Kombination mit den genannten Produktkomponenten erfüllen die Softwaregenerationen schon heute die gesetzlichen Anforderungen des Wachstumschancengesetzes.
*Hinweis: Kunden, die eine Diamantversion nutzen, die sich nicht mehr im Standardsupport befindet, entstehen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen gegebenenfalls manuelle Zusatzaufwände, z. B. bei der lesbaren (visualisierten) Darstellung von XRechnungen.
Welche Produktkomponenten bietet Diamant/4 zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht?
Für den Rechnungseingang: Rechnungseingangsmanagement
Für den Rechnungsausgang: Faktura
Für die Beleg-Archivierung: Revisionssichere Ablage*
*Die Darstellung von XRechnungen ist im Diamant Rechnungseingangsmanagement, während der Beleg im Rechnungseingangsbuch ist, immer möglich, solange ein Cloud-Konto gemäß unseren Vertragsbedingungen aktiviert ist. Weiterhin ist zu beachten, dass nach der Buchung des Rechnungsbelegs ausschließlich das Archivsystem für die Darstellung einer XRechnung verantwortlich ist. Wenn statt der revisionssicheren Ablage kein revisionssicheres Archivsystem verwendet wird oder ein Archivsystem, das XRechnungen nicht selbst darstellen kann, sieht der Anwender kein für ihn nutzbares Rechnungsdokument.
Wie erfolgt die Verarbeitung von E-Rechnungen in Diamant/4?
- Entgegennahme der E-Rechnung aus dem E-Mail Postfach
- Auslesen von Rechnungsdaten
- Generierung der visuellen Darstellung bei XRechnungen
- Anzeige der visuellen Darstellung im Diamant Rechnungseingangsmanagement
Wie kann Diamant Software bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützen?
Wenden Sie sich an Ihren Berater bei Diamant Software und sprechen Sie über Ihre aktuelle Situation und Ihre Anforderungen. So können die Möglichkeiten gemeinsam besprochen und Lösungen gefunden werden.
Das Diamant Consulting unterstützt Sie bei Bedarf zudem in Form einer Systemprüfung, Bestandsanalyse sowie bei der reibungslosen Einrichtung erforderlicher Produktkomponenten.
Wie lange dauert die Implementierung neuer Produktkomponenten wie das Rechnungseingangsmanagement und die Faktura in Diamant/4?
Entscheidet sich ein Diamant/4 Kunde für das Rechnungseingangsmanagement oder die Faktura, sind diese vergleichsweise schnell implementiert.
- Nach Klärung der Anforderungen werden die Zusatzmodule entsprechend eingerichtet.
- Das Rechnungseingangsmanagement wird mit dem E-Mail-Server bzw. die Faktura* mit Diamant/4 verbunden.
- Eine Schulung der Mitarbeitenden schließt die Einführung beim Kunden ab.
Implementierung des Rechnungseingangsmanagements: ca. 2-3 Tage
Einrichtung der Faktura: ca. 2-3 Tage
*Hinweis: Die Faktura wird lokal (on-premise) betrieben. Die entsprechenden Systemvoraussetzungen sind zu erfüllen.
Kann ich auch nur das Rechnungseingansmanagement von Diamant/4 nutzen?
Nein, eine Stand-alone-Lösung des Diamant Rechnungseingangsmanagements ist nicht erhältlich. Wir empfehlen Diamant/4 als ganzheitliche Lösung für das Rechnungswesen.
Ich nutze Diamant/3 bzw. Diamant 2020. Was muss ich jetzt tun?
Auch Diamant 2020 und Diamant/3 bieten ab der Version x.2.06 mit den entsprechenden Produktkomponenten (Rechnungseingangsmanagement, revisionssichere Ablage, Faktura) die Möglichkeit zur Verarbeitung von E-Rechnungen und erfüllen die ab Januar 2025 gesetzliche Annahmepflicht von Rechnungen im XML-Format.*
Dennoch empfiehlt sich ein Upgrade auf Diamant/4, um die zahlreichen Vorteile unserer neuesten Softwaregeneration zu nutzen und Ihr Rechnungswesen zukunftssicher aufzustellen.
Jetzt mehr erfahren: Warum sich ein Upgrade lohnt
*Hinweis: Kunden, die eine Diamantversion nutzen, die sich nicht mehr im Standardsupport befindet, entstehen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen gegebenenfalls manuelle Zusatzaufwände, z. B. bei der lesbaren (visualisierten) Darstellung von XRechnungen.
Können die zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht benötigten Module (REM, REV Ablage, Faktura) auch für Diamant/3 bzw. Diamant 2020 erworben werden?
Für eine ganzheitliche Erfüllung der E-Rechnungspflicht sind die Produktkomponenten Rechnungseingangsmanagement, revisionssichere Ablage und Faktura notwendig.
Um auf die jeweilige Ausgangssituation und individuellen Anforderungen bestmöglich eingehen zu können, sollten Sie sich als Kunde direkt an Ihren persönlichen Diamant Vertriebspartner wenden. Dieser kann bei Anfragen dieser Art individuell beraten und eine optimale Lösung erarbeiten.
Jetzt mehr erfahren: Warum sich ein Upgrade lohnt
Wie lange dauert ein Upgrade auf Diamant/4?
Mit einem Upgrade auf Diamant/4 erhält der Kunde nicht nur neue Funktionen, mehr automatische Prozesse und eine noch bessere Integration, sondern ist auch für die E-Rechnungspflicht optimal aufgestellt. Die Dauer eines Upgrades hängt dabei von vielen individuellen Faktoren ab. Deshalb wird dies zusammen mit dem weiteren Vorgehen kundenspezifisch besprochen und erarbeitet. Wenden Sie sich für weitere Details gerne an Ihren Berater bei Diamant Software oder besuchen Sie unsere Upgrade Days.
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