Software für den
Rechnungseingang
Intelligentes Rechnungseingangsmanagement, das mitdenkt. Erreichen Sie einen hohen Automatisierungsgrad, indem Sie mit Diamant/4 Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren.
Ihr digitaler Rechnungsprozess:
Vom Eingang bis zur Freigabe
Das Diamant/4 Rechnungseingangsmanagement* automatisiert Ihre Eingangsrechnungen und sorgt für einen schnelle und transparenten Prozess. von Papier, über PDF bis zu den gängigen Formaten für ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung. So sind Sie optimal für die E-Rechnungspflicht ab 2025 aufgestellt.
*nur in Verbindung mit der Diamant/4 Finanzbuchhaltung
Papierlose Prüfung
Einheitlicher, digitaler Prozess für alle Rechnungen.
KI-gestützte Automatisierung
Smarte Rechnungserkennung als Cloud-Service.
E-Rechnungspflicht erfüllen
Beliebige Eingangsrechnungen in den Formaten PDF, ZUGFeRD, XRechnung sowie QR- und Papier-Rechnungen können eingelesen und verarbeitet werden.
Sicherer Prozess
GoBD-konforme Archivierung digitalisierter Dokumente (wie bspw. Eingangsrechnungen) in der Cloud.
Handlungsbedarf erkennen
Jederzeit Überblick über den Bearbeitungsstand der Rechnungen behalten.
Einfache Freigabe
Genehmigungen gehen leicht von der Hand, auch für fachfremde Personen aus anderen Abteilungen.
Kompletter Überblick
Vollständige Transparenz über den Finanzstatus stellt Liquidität sicher.
Wie Sie von Diamant/4
profitieren können
Rechnungsbearbeitung trifft auf Künstliche Intelligenz
Unterstützt durch Künstliche Intelligenz erkennt das Diamant/4 Rechnungseingangsmanagement Rechnungsdaten und überträgt sie in das Rechnungswesen.
- Manueller Aufwand sinkt, kein Pflegeaufwand für die Rechnungserkennung
- Papierloser Rechnungseingangsprozess wird immer effizienter und sicherer
Vollständige Transparenz über den Finanzstatus
Ob Liquiditätsplanung oder Budgetkontrolle – Sie arbeiten immer mit den aktuellen Zahlen. Noch nicht gebuchte Rechnungen können in Reports berücksichtigt werden – auch wenn sich die Rechnungen noch im Freigabeprozess des Rechnungseingangsmanagement befinden. Bei Fragen zum Beleg ist jederzeit das Öffnen der Rechnung auf Knopfdruck möglich.
Die Bearbeitung immer im Blick
Sie steuern mit der digitalen Rechnungseingangsmanagement Software nach wie vor den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen. Jeder Mitarbeitende im Rechnungswesen kann zeitgleich nachvollziehen, welche Rechnung sich mit welchem Status bei welchem Genehmiger in der Prüfung befindet.
- Minimaler Aufwand für die Rechnungserfassung
- Sicherer und flexibler Bearbeitungsprozess nach Ihren Anforderungen
- Keine Suche nach verlorengegangenen Rechnungen mehr
- Zeit- und Kosteneinsparung durch digitale Prozesse
Eingangsrechnungen von überall auf der Welt genehmigen
Ganz gleich ob vom Schreibtisch oder von unterwegs, berechtigte Personen geben Rechnungen schnell und einfach frei. Dank der intuitiven Maske finden sich auch Kollegen ohne Buchhaltungskenntnisse mühelos zurecht.
- Freigabe per Smartphone, Tablet, Laptop oder am Desktop
- Rechnungen per Klick freigeben und Anmerkungen digital erfassen. Beleg wird direkt bei der Freigabe angezeigt
Schnelle Einführung & flexible Prozessabbildung
Das Rechnungseingangsmanagement als Bestandteil von Diamant/4 bildet Ihren individuellen Rechnungseingang flexibel ab. Dabei lassen sich weitere Softwarelösungen integrieren.
- Bereitstellung erkannter Rechnungsmerkmale für weitere Systeme
- Freigaben können auch direkt, z.B. in der Warenwirtschaft erfolgen, die Prüfdaten werden direkt an Diamant/4 übertragen
- Schlanke Lösung mit kurzer Einführungszeit
E-Rechnungspflicht 2025
Jetzt handeln & Vorbereitungen treffen
- Überprüfen Sie, ob es digitale Lücken in der Rechnungsverarbeitung gibt
- Überprüfen Sie, ob die eingesetzten Software-Lösungen die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungsverarbeitung erfüllen
- Machen Sie den E-Rechnungs-Check!
Das sagen unsere Kund*innen
Funktionen im Detail
Das Diamant Rechnungseingangsmanagement bietet Ihnen einen schnellen, transparenten Prozess von der Erfassung der Rechnung bis zur Ablage. Unabhängig ob die Eingangsrechnungen auf Papier, als PDF oder originär elektronische Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD, QR-Rechnung) eintreffen, werden sie innerhalb eines einheitlichen Prozesses bearbeitet. Durch die Anzahl und Reihenfolge der Prüfschritte können Sie den Prozess nach Ihren individuellen Anforderungen gestalten.
Mit dem Diamant/4 Rechnungseingangsmanagement, der Faktura und der Diamant Revisionssicheren Ablage werden die gesetzlichen Anforderungen aus dem Wachstumschancengesetz zur E-Rechnungspflicht heute schon erfüllt.
Der Erfassungsaufwand der Rechnungen minimiert sich dank der KI-gestützten OCR-Interpretation, mit der Rechnungsdaten erkannt und direkt in das Rechnungseingangsbuch eingetragen werden. Dank der individuellen Integration mit Warenwirtschaft, Bestellsystem etc. lassen sich Positionsdaten bereitstellen und koppeln.
Dokumente lassen sich mit einem Klick freigeben und Anmerkungen direkt in der Freigabeapp erfassen – auch von unterwegs, im Homeoffice oder in dezentralen Standorten. Durch das intuitive Oberflächendesign finden sich auch Kollegen aus anderen Abteilungen zurecht. Dank der Erinnerungsfunktion wird kein Beleg vergessen und der gesamte Prozess deutlich beschleunigt. Alle Dokumente zu einem Beleg werden an einem Ort gespeichert. Während der Freigabe können die Prüfer weitere Dokumente zum Beleg hinzufügen und revisionssicher speichern.
Im Diamant Rechnungseingangsmanagement lassen sich Eingangsrechnungen vorerfassen, durch Beteiligte prüfen und anschließend buchen. Auch ein nur teilweise kontierter Beleg kann in Umlauf gegeben und durch den Prüfer mit weiteren Daten ergänzt werden. Die Buchhaltung überblickt alle im Umlauf befindlichen Rechnungen und ist dank Icons zum Prüfstatus und Verbleib der Belege immer auskunftsfähig. Da auch noch nicht gebuchte Rechnungen bereits in Auswertungen berücksichtigt werden können, sind die Auswirkungen der Rechnungen auf die Liquidität detailliert ersichtlich. Das erleichtert die Budgetkontrolle.
- Durch die Protokollierung der Bearbeitungsschritte und Kommentare lässt sich der Freigabeprozess detailliert nachvollziehen.
- Mit der Vertretungsregelung ist eine schnelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen auch bei Urlaub oder im Krankheitsfall sichergestellt.
- Der Verfahrenslotse unterstützt schnell und sicher bei der Verfahrensdokumentation.
- Das durchdachte Benutzerkonzept stellt den geschützten Zugriff auf vertrauliche Daten sicher.
Die Diamant Revisionssichere Ablage archiviert digitalisierter Dokumente gemäß GoBD. Das können Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder deren Anhänge sein, aber auch Belege, die im Rechnungswesen entstehen. Die Aufbewahrungsfrist der Buchhaltungsdaten ist selbstverständlich berücksichtigt. Von überall in der Buchhaltung können Anwender auf gespeicherte Belege und Dokumente zugreifen, was den Archivierungsprozess vereinfacht. Betrieb und Verfügbarkeit der Revisionssicheren Ablage lässt Diamant Software regelmäßig testieren. Ein zertifiziertes europäisches Rechenzentrum und die verschlüsselte Datenübertragung und Datenzugriff sorgen für ein hohes Sicherheitsniveau. Es gilt das deutsche Datenschutzrecht.
Das Rechnungseingangsmanagement als Bestandteil von Diamant/4 Rechnungswesen+Controlling bietet verschiedene Integrationsmöglichkeiten mit Ihren weiteren Softwarelösungen. Dank der Anbindung per Webservices mit Benutzerintegration werden die Anforderungen der GoBD erfüllt.
Durch die Vernetzung mit Warenwirtschaft oder ERP-System können Freigaben in diesen Systemen erfolgen, die Prüfdaten werden direkt an Diamant/4 übertragen. Auch bei der Archivierung der Belege besitzen Sie verschiedene Optionen: Diamant Revisionssichere Ablage, Dokumentenmanagementsystem oder ein anderes Archivsystem.
Praxisbeispiele: So lässt sich
der Rechnungseingang digitalisieren
Wir haben vier unserer Kund*innen gefragt, wie Diamant/4 dabei hilft, den Prozess des Rechnungseingangs deutlich effizienter zu gestalten. Das funktioniert u.a. so gut, weil das Rechnungseingangmanagement eng mit der Diamant Finanzbuchhaltung verbunden ist.
Alle Vorteile im Überblick
Alle Rechnungsformate verarbeiten
Verarbeiten Sie problemlos digitale Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD sowie QR- Rechnung oder ganz klassisch Rechnungen als PDF oder auf Papier. Somit sind Sie für die E-Rechnungspflicht optimal aufgestellt.
Skonto- und Zahlungsziele einhalten
Der digitale Rechnungseingangsprozess ist deutlich schneller, sodass Sie Fristen und Zahlungsziele besser einhalten, auch bei dezentraler Organisation der Buchhaltung.
Erinnerungsfunktion
Alle am Prozess der Rechnungsbearbeitung Beteiligten erhalten Benachrichtigungen zu ihren Aufgaben und Erinnerungen, falls die Frist verstrichen ist.
Durchgängiger Prozess mit Oberflächenintegration
Die Diamant/4 Freigabemaske lässt sich direkt in andere Systeme, wie beispielsweise eine Warenwirtschaft einbinden, sodass kein Systemwechsel nötig ist.
Protokoll jederzeit abrufen
Über das Protokoll sind alle Bearbeitungsschritte und Kommentare eines Belegs ersichtlich. Immer nachvollziehbar, immer transparent.
Revisionssichere Ablage
Archivieren Sie Belege und Dokumente GoBD-konform in der Revisionssicheren Ablage von Diamant/4 und greifen Sie jederzeit digital darauf zu.
Produktunterlagen & Demo Video
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